Dokumentenmanagement · E-Rechnung

E-Rechnung. Pflicht ab 2025. Sicher umgesetzt.

Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht, der Versand folgt bis 2028. Wir bringen Sie rechtssicher durch die Umstellung – in typisch sechs Wochen, mit Förderung.

Umstellung anfragen Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Juni 2026 · ca. 12 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Rechnung im maschinenlesbaren Format (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1, Peppol BIS) gemäß EU-Norm EN 16931. Seit dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist. Die Versand-Pflicht greift ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle übrigen). Kleinunternehmer sind vom Versand befreit, müssen aber empfangen.

Pflicht-Timeline 2025 → 2028: was wann gilt

Die E-Rechnungs-Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern gestaffelt. Diese vier Stichtage sollten Sie kennen:

01.01.2025
Alle B2B-Unternehmen

Empfangs-Pflicht für E-Rechnungen – keine Übergangsfrist, kein Widerspruchsrecht.
01.01.2027
Umsatz > 800.000 € (Vorjahr)

Versand-Pflicht – Rechnungen an inländische B2B-Kunden nur noch als E-Rechnung.
01.01.2028
Alle übrigen B2B-Unternehmen

Versand-Pflicht für sämtliche B2B-Rechnungen.
dauerhaft
Kleinunternehmer § 19 UStG

Vom Versand befreit – müssen aber empfangen können.

Ausnahmen vom Pflicht-Bereich: Kleinbetrags-Rechnungen unter 250 €, Rechnungen an Nicht-Unternehmer (B2C) sowie an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist kein PDF, keine eingescannte Papier-Rechnung und keine per E-Mail versendete Tabelle.

Definition

E-Rechnung

Eine strukturierte XML-Datei, die maschinell und automatisiert verarbeitet werden kann. Rechnungsempfänger, Positionen, Steuersätze und Beträge liegen in einem festen Format vor – so kann eine Buchhaltungs-Software sie direkt auslesen und buchen. Drei Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931: XRechnung (reines XML, Behörden-Standard), ZUGFeRD ab 2.0.1 (Hybrid aus PDF + XML, B2B-Standard) und Peppol BIS (EU-weites Austausch-Format).

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Rechnung – auch per E-Mail versendet – ist seit dem 01.01.2025 keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Ein PDF enthält visuelle Informationen fürs Auge, aber keine strukturierten Maschinen-Daten; die Verarbeitung bräuchte fehleranfällige OCR-Erkennung.

Die Ausnahme: Ein ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung, weil es zusätzlich zum Sichtteil eine eingebettete XML-Datei enthält. Optisch ein normales PDF, technisch eine vollwertige E-Rechnung.

Unsere E-Rechnung-Umstellung in 7 Schritten

So bringen wir Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zum produktiven Versand – herstellerunabhängig und förderfähig.

1
1–2 Werktage
Status-Check: Wo stehen Sie?

Wir prüfen Ihre Rechnungs-Praxis: Erstellen Sie manuell oder mit Software? Welches Format verlässt heute Ihr Haus? Welche Buchhaltung (DATEV, SAP, Sage)? Welche Formate erwarten Ihre wichtigsten B2B-Kunden?
2

Format-Entscheidung

Wir empfehlen das passende Format: Bundesbehörden → XRechnung, B2B-Mittelstand → ZUGFeRD, international → Peppol BIS.
3

Software-Auswahl

Software-unabhängig: DATEV (bei Steuerberater-Anbindung), sevdesk/Lexoffice/easybill (KMU bis 50 MA), SAP/Sage/Dynamics (ERP) oder humbee als integrierte DMS-Lösung. Wir empfehlen, was zu Ihren Prozessen passt.
4

Empfangs-Prozess einrichten

Empfangs-Postfach, Workflow Posteingang → Vorprüfung → Buchhaltung → Archivierung, GoBD-konforme Aufbewahrung (10 Jahre, unveränderbar), Integration ins DMS.
5

Versand-Prozess vorbereiten

Auch wenn die Versand-Pflicht erst 2027/2028 greift: Vorlage umstellen, Test-Versand an Geschäftspartner validieren, schrittweiser Roll-Out – weil Kunden zunehmend E-Rechnungen verlangen.
6

Schulung & Anwender-Befähigung

2-stündige Anwender-Schulung für Erstellung und Empfang, schriftliche Verfahrens-Dokumentation, Geschäftsführer-Briefing zu Compliance-Fragen.
7

Förder-Antrag stellen

Die Beratungs-Anteile sind förderfähig – BAFA-Unternehmensberatung, Thüringer Beratungsrichtlinie, go-digital. Wir stellen den Antrag mit.

Gesamt-Dauer: typisch sechs Wochen vom Status-Check bis zum produktiven Versand.

Themen im Detail

Zu den häufigsten Detail-Fragen rund um die E-Rechnung haben wir eigene Seiten:

Pflicht seit 2025

E-Rechnung empfangen

Empfangs-Postfach und Workflow rechtssicher aufsetzen — die Pflicht, die jedes B2B-Unternehmen seit 2025 trifft.

Mehr erfahren Versand

E-Rechnung erstellen

Strukturierte Rechnungen erzeugen und versenden — Vorlagen, Test-Versand und Roll-Out vor der Versand-Pflicht.

Mehr erfahren Formate

XRechnung, ZUGFeRD & Peppol

Die drei EN-16931-Formate im Vergleich — welches zu Behörden, B2B-Mittelstand oder internationalem Austausch passt.

Mehr erfahren Software

Software-Vergleich

sevdesk, Lexoffice, DATEV, ERP oder humbee — die passende E-Rechnungs-Software nach Unternehmensgröße.

Mehr erfahren DATEV

E-Rechnung mit DATEV

E-Rechnungs-Plattform, -Postfach und DATEV Unternehmen online — die integrierte Lösung für Kanzlei-Mandanten.

Mehr erfahren § 19 UStG

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Vom Versand befreit, aber empfangs-pflichtig — was Kleinunternehmer konkret umsetzen müssen.

Mehr erfahren Verein

E-Rechnung für Vereine

Empfangs-Pflicht für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe — was gemeinnützige Organisationen beachten müssen.

Mehr erfahren

Was die E-Rechnung für Ihre Branche bedeutet

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Sie müssen empfangen können, aber nicht versenden – die Versand-Pflicht greift für Sie dauerhaft nicht. Wer freiwillig E-Rechnungen versendet, hat einen Vorteil bei B2B-Kunden, die nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren.

Vereine und gemeinnützige Organisationen

Empfangs-Pflicht ab 2025 für jeden wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder Zweckbetrieb. Versand-Pflicht nur bei steuerpflichtigen B2B-Leistungen – reine Mitgliedsbeiträge oder ideelle Tätigkeiten fallen nicht darunter.

Steuerberater und Kanzleien

DATEV bietet mit E-Rechnungs-Plattform und -Postfach eine integrierte Lösung; für Mandanten wird DATEV Unternehmen online der zentrale Zugangspunkt. Details dazu auf unserer Seite E-Rechnung mit DATEV.

Maschinenvermietung, Handwerk, Bau

Hohe Rechnungs-Volumina an gewerbliche Kunden – die Versand-Pflicht 2027/2028 trifft diesen Sektor besonders. Die Übergangsphase früh nutzen und Workflows automatisieren.

Was eine E-Rechnung enthalten muss

Eine E-Rechnung muss dieselben gesetzlichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papier-Rechnung – nur eben strukturiert im XML. Das strukturierte Format gibt diese Felder vor; bei sauber aufgesetzter Software entsteht für Sie kein zusätzlicher Compliance-Aufwand:

Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungs- bzw. Lieferzeitpunkt
Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
ggf. Hinweise zu Skonto-Vereinbarungen und Aufbewahrung

Die 3 häufigsten Fehler bei der Umstellung

Glauben, eine PDF reicht. Tut sie nicht. Das BMF-FAQ ist eindeutig: Ab 2025 muss die Rechnung strukturiert sein.
Empfang erst beim ersten echten Eingang aufsetzen. Zu spät – ohne Workflow drohen Fristverstöße, Zahlungsverzug und Compliance-Probleme.
Software-Lizenz kaufen, ohne Prozess zu definieren. Eine Lizenz allein löst keine Pflicht-Frage, wenn die Anwender den Workflow nicht kennen.

Förderung für die Umstellung

Die Beratungs- und Schulungs-Anteile sind mehrfach förderfähig:

Programm	Was wird gefördert	Förderquote
BAFA-Unternehmensberatung	Strategie + Konzept	80 % in Thüringen, max. 2.800 €
Thüringer Beratungsrichtlinie	Umsetzungs-Begleitung	50 %, 475 €/Tag
go-digital	komplettes Beratungs-Paket	50 % auf bis 16.500 €
ESF Plus	Anwender-Schulungen	30–80 % je Modul

6 Wochen: typische Dauer der Umstellung
ab 1.500 €: Eigenanteil mit Förderung (KMU, 20 MA)
72 %: Förderquote im Rechenbeispiel
80+: erfolgreiche Förderanträge durch z1Digital

Quelle: Rechenbeispiel Thüringer KMU (20 MA), 2026

Rechenbeispiel (Thüringer KMU, 20 MA): Beratungs-Paket 6.500 € netto, minus BAFA-Förderung (2.800 €) und Thüringer Beratungsrichtlinie (1.900 €) ergibt einen Eigenanteil von 1.800 € – eine Förderquote von 72 %.

Ratgeber zum Thema

Sie möchten sich zunächst nur informieren? Unsere Ratgeber erklären die Grundlagen herstellerneutral:

Ratgeber-Übersicht E-Rechnung – alle Artikel zu Pflicht, Formaten und Software
Was ist eine E-Rechnung? – die Grundlagen verständlich erklärt
E-Rechnung-Pflicht 2025/2026 – der vollständige Stichtage-Plan

Die E-Rechnung ist Teil unserer Säule Dokumentenmanagement & DMS – dort finden Sie DMS-Auswahl, digitale Archivierung und das papierlose Büro im Überblick.

Kostenloses Tool

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

Quellen

Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur E-Rechnung · abgerufen 06/2026
E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de) · abgerufen 06/2026
Wachstumschancengesetz, § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG – gesetzliche Grundlage der E-Rechnungs-Pflicht

FAQ

E-Rechnung: häufige Fragen

Was genau ist eine E-Rechnung – anders gesagt: kein PDF?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei im Format XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS – maschinell auslesbar. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML hingegen schon.

Muss ich alle Rechnungen ab 2025 elektronisch versenden?

Nein. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht für alle B2B. Der Versand wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für Umsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit.

Welche Software brauche ich konkret?

Je nach Größe: bis 10 Mitarbeitende kostenfreie Generatoren oder sevdesk/Lexoffice (ab ca. 7,90 €/Monat). Mittelständler nutzen DATEV oder eine ERP-Lösung. Konkrete Empfehlung im Erstgespräch.

Wie lange dauert die Umstellung?

Typisch 6 Wochen vom Status-Check bis zum produktiven Versand bei einfachen Strukturen. DATEV-Integration in komplexer Buchhaltung 8–12 Wochen.

Was kostet die Umstellung netto?

Ab 4.500 € netto für KMU – inklusive Software-Auswahl, Workflow-Design, Schulung und Verfahrens-Dokumentation. Mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie kombiniert liegt der Eigenanteil oft unter 1.500 € netto.

Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch im B2C?

Nein. Die Pflicht greift nur im B2B zwischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleiben in beliebiger Form möglich.

Was passiert mit Rechnungen unter 250 €?

Kleinbetrags-Rechnungen unter 250 € sind ausgenommen und können auch nach 2027/2028 als PDF, Bon oder Papier ausgestellt werden.

Kann ich Excel-Rechnungen weiter verwenden?

Nur eingeschränkt. Eine Excel-Tabelle ist keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931. Sie muss konvertiert oder durch echte E-Rechnungs-Software ersetzt werden.

Wie sichere ich die GoBD-konforme Archivierung?

10 Jahre unveränderbare Archivierung der XML-Rohdaten plus PDF-Visualisierung. Standard-DMS (humbee, DocuWare, ELO) erfüllen das. Reines Speichern in Outlook oder im Dateisystem reicht nicht.

Wer kann mir bei der Umstellung helfen?

z1Digital – als unabhängige Beratung mit 80+ Förderanträgen und 100+ Digitalisierungs-Projekten. Erstgespräch kostenfrei, 30 Minuten, mit konkretem Umstellungs-Plan und Förder-Kalkulation.

Loslegen

Sind Sie schon E-Rechnungs-bereit?

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status, empfehlen Format und Software und kalkulieren direkt die Förderung.

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