Dokumentenmanagement · E-Rechnung
E-Rechnung. Pflicht. Aber kein Problem.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wir machen Sie rechtssicher – empfangen, erstellen, archivieren.
In einem Satz
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931). Seit dem 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; das Versenden wird bis 2027/2028 schrittweise Pflicht.
Was sich für Sie ändert
Die Papier- oder PDF-Rechnung hat ausgedient. Der Gesetzgeber verlangt strukturierte Daten, die Software automatisch verarbeiten kann. Das klingt nach Aufwand – ist aber eine Chance: weniger Tippen, weniger Fehler, schnellere Freigaben und ein sauberer, prüfungssicherer Beleg-Fluss.
Die drei Formate, die zählen
| Format | Was es ist | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML nach EN 16931 | Öffentliche Auftraggeber (B2G) |
| ZUGFeRD | PDF mit eingebettetem XML | B2B – les- und maschinenlesbar zugleich |
| Peppol | Sicheres Austausch-Netzwerk | Standardisierter Versand über Grenzen |
So gehen wir vor
- Analyse: Wir schauen uns Ihren Rechnungsein- und -ausgang an und klären, was ab wann Pflicht ist.
- Format & Tool: Wir wählen das passende Format und Werkzeug – z. B. humbee – das zu Ihren Prozessen passt.
- Archivierung: GoBD-konform, revisionssicher, prüfungsfest.
- Befähigung: Wir schulen Ihr Team, damit der neue Ablauf im Alltag funktioniert.
Und das Beste: Die Einführung lässt sich in vielen Fällen fördern – bis zu 80 % der Beratungskosten.
FAQ
E-Rechnung: häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027 (bzw. 2028 für kleinere Unternehmen).
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format (v. a. für öffentliche Auftraggeber). ZUGFeRD kombiniert eine PDF mit eingebetteten XML-Daten – les- und maschinenverarbeitbar zugleich. Peppol ist das Netzwerk für den sicheren Austausch.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist nur ein digitales Abbild. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD).
Wie hilft z1Digital konkret?
Wir analysieren Ihren Rechnungsein- und -ausgang, wählen das passende Format und Tool (z. B. humbee), richten die GoBD-konforme Archivierung ein und schulen Ihr Team – alles förderfähig.
Loslegen
Sind Sie schon E-Rechnungs-bereit?
Wir prüfen Ihren Status und sagen Ihnen klar, was zu tun ist – im kostenlosen Erstgespräch.