Was ist eine E-Rechnung? – verständlich erklärt

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein Auszug sieht etwa so aus:

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2026-00123</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-05-13</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-06-12</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cac:PartyName>
        <cbc:Name>Beispiel GmbH</cbc:Name>
      </cac:PartyName>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1250.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Name>Beratungs-Leistung</cbc:Name>
    </cac:Item>
  </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

Für Menschen schwer lesbar – für Buchhaltungs-Software direkt nutzbar. Das ist der Sinn.

Bei ZUGFeRD sieht das anders aus. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sie sehen ein normales PDF – Ihre Buchhaltungs-Software liest die XML im Hintergrund. Vorteil: optisch für Menschen lesbar, technisch für Maschinen verarbeitbar.

Die drei zentralen E-Rechnungs-Formate

Mehr Details: XRechnung vs ZUGFeRD vs Peppol — Vergleich.

Die Pflicht-Stichtage in Deutschland

Die E-Rechnungs-Pflicht kommt gestaffelt. Diese Stichtage sollten Sie kennen:

Zwischen 01.01.2025 und 31.12.2026 gilt eine Übergangs-Phase: Der Versand von Papier-/PDF-Rechnungen bleibt erlaubt, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Details: E-Rechnung-Pflicht 2025/2026 — der vollständige Stichtage-Plan.

Wer ist betroffen?

Alle deutschen Unternehmen, die B2B-Geschäfte machen. Das umfasst:

• Klassische Mittelständler aller Branchen
• Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure)
• Handwerksbetriebe mit B2B-Anteil
• Vereine, die Rechnungen an Mitglieder oder Sponsoren stellen
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (mit Übergangsfristen, siehe unten)

Nicht betroffen sind reine B2C-Geschäfte (Rechnungen an Privat-Kunden). Aber: ein Friseur, der gelegentlich eine Rechnung an ein Unternehmen stellt, fällt unter die Regelung – sobald der Empfänger ein Unternehmen ist.

Was Kleinunternehmer beachten müssen

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) mit Umsatz unter 22.000 € sind nicht von der Empfangs-Pflicht ausgenommen – auch sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt: alle Kleinunternehmer fallen unter die Versand-Pflicht ab 01.01.2028.

Was passiert, wenn ich nicht umstelle?

Risiko 1 — Steuerlich nicht abzugsfähig

Eine Rechnung, die nicht der gesetzlichen Form entspricht, ist vorsteuer-rechtlich problematisch. Ihr Geschäfts-Partner kann die Rechnung beim Finanzamt nicht als Vorsteuer-Abzug geltend machen. Im schlimmsten Fall verlangt er die Rechnung neu – als E-Rechnung.

Risiko 2 — Kunden lehnen Papier-/PDF-Rechnungen ab

In der Übergangs-Phase 2025–2026 dürfen Sie noch Papier-/PDF-Rechnungen verschicken – mit Zustimmung des Empfängers. Viele Großkunden werden diese Zustimmung verweigern, weil ihre Buchhaltungs-Software auf E-Rechnungs-Verarbeitung umgestellt ist.

Risiko 3 — Bußgeld nach Übergangs-Phase

Nach Ablauf der Übergangs-Fristen (01.01.2027/2028) drohen finanzbehördliche Sanktionen. Auch wenn die genaue Höhe noch nicht festgesetzt ist, müssen Sie davon ausgehen.