Ratgeber · E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Lesezeit ca. 4 Minuten · Aktualisiert Mai 2026
Kurz erklärt
Seit 2025 ist die E-Rechnung in aller Munde – und für viele Unternehmen ein Pflichtthema. Aber was genau ist eigentlich gemeint? Wir erklären es ohne Fachchinesisch.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Das ist der häufigste Irrtum. Wenn Sie eine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, ist das zwar digital – aber keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Denn die PDF ist für den Menschen lesbar, nicht aber strukturiert für die Maschine. Eine echte E-Rechnung trägt die Rechnungsdaten in einem definierten Datenformat, das Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.
Die drei Begriffe, die Sie kennen sollten
- XRechnung – ein reines XML-Format, vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD – eine PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das Beste aus beiden Welten: für Menschen lesbar und für Maschinen verarbeitbar.
- Peppol – kein Format, sondern ein sicheres Netzwerk für den standardisierten Austausch von E-Rechnungen.
Ab wann gilt was?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Versenden wird gestaffelt zur Pflicht – die Übergangsfristen laufen je nach Unternehmensgröße bis Ende 2027 bzw. 2028. Wer früh umstellt, profitiert schneller von weniger Tipparbeit und saubereren Abläufen.
Was Sie jetzt tun sollten
Prüfen Sie zuerst, ob Sie eingehende E-Rechnungen bereits verarbeiten können. Danach lohnt sich der Blick auf den Rechnungsausgang und die GoBD-konforme Archivierung. Sie müssen das nicht allein stemmen: Wir begleiten die Einführung – und sie ist in vielen Fällen förderfähig.