KI & CompanyGPT

KI im Unternehmen — sicher, praxisnah, aus einer Hand

Erst die Prozesse. Dann die Daten. Dann die KI. Wir begleiten Mittelständler, Verbände und Kommunen entlang einer klaren Reihenfolgen-Logik — Beratung, eigene KI-Plattform und Schulung aus einem Haus.

KI-Erstgespräch anfragen Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · ca. 11 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

z1Digital begleitet Mittelständler, Verbände und Kommunen bei der Einführung von KI — entlang einer klaren Reihenfolgen-Logik: erst die Prozesse, dann die Daten, dann die KI. Drei zusammenhängende Bausteine: KI-Beratung (Strategie, Use-Case-Mapping, Roadmap), CompanyGPT (DSGVO-konforme KI-Plattform in Ihrer Infrastruktur, gemeinsam mit unserem Partner Join) und KI-Schulungen nach Art. 4 EU AI Act (Pflicht seit 02.02.2025, 240 € netto/TN für Unternehmen, 195 € netto/TN für Verbände). Bis zu 80 % der Beratungskosten sind förderfähig — BAFA, ESF Plus, Thüringer Beratungsrichtlinie.

Die Reihenfolgen-Logik — warum KI als dritter Schritt steht

Wer mit KI anfängt, ohne die Prozesse aufgenommen und die Daten geordnet zu haben, verbrennt Geld. Das sehen wir täglich bei Projekten, die andere uns übergeben.

Erst die Prozesse. Dann die Daten. Dann die KI.

Drei Stufen, in dieser Reihenfolge:

Prozesse aufnehmen. Wo entstehen Engpässe? Wo wiederholen sich Tätigkeiten? Welche Routinen sind automatisierbar — und welche brauchen menschliches Urteil?
Daten ordnen. Welche Daten liegen wo? Welche sind nutzbar, welche müssen bereinigt werden? Welche darf eine KI sehen, welche nicht?
KI sinnvoll aufsetzen. Erst jetzt — mit klarem Prozess und sauberer Datenbasis — kommt die KI ins Spiel. Auf Ihren eigenen Daten, in Ihrer eigenen Infrastruktur, mit klar definierten Use Cases.

Diese Reihenfolge ist nicht beliebig. Sie ist die teuerste Lehre aus mehr als 100 umgesetzten Projekten.

Was z1Digital im KI-Bereich konkret anbietet

Drei zusammenhängende Bausteine — bedienbar einzeln oder als Komplettpaket.

1. KI-Beratung — Strategie und Use-Case-Mapping

Wir analysieren mit Ihnen, wo KI in Ihrem Unternehmen wirklich Sinn macht — und wo nicht. Drei typische Beratungs-Schwerpunkte:

KI-Strategie für den Mittelstand — wie passt KI zu Ihrer Geschäftsstrategie, welche Investitionen sind verantwortbar, welche nicht
Use-Case-Mapping — konkrete Anwendungsfälle in Ihren Prozessen identifizieren, nach Aufwand/Nutzen priorisieren
EU-AI-Act-Compliance-Check — was die KI-Verordnung für Ihre Organisation bedeutet, welche Pflichten Sie haben

2. CompanyGPT — Ihre eigene KI-Plattform mit Join

Eine selbstgehostete, modellunabhängige KI-Plattform — in Ihrer Infrastruktur, DSGVO-konform, ohne externe Cloud-Abhängigkeit. CompanyGPT ist eine gemeinsame Lösung von z1Digital und Join.

3. KI-Schulungen — Pflicht nach EU AI Act erfüllen

Seit dem 02.02.2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung jedes Unternehmen, das KI einsetzt, alle betroffenen Mitarbeitenden zu schulen. Bußgeld bei Verstoß: bis 35 Millionen Euro oder 7 % vom Jahresumsatz. Wir bieten:

KI-Grundschulung für Unternehmen — 240 € netto/TN, max. 15 TN, 2–4 h Präsenz, mit auditfester Bescheinigung
KI-Grundschulung für Verbände — 195 € netto/TN, gleiche Inhalte mit Verbands-Beispielen
Anwender-Schulung für Microsoft Copilot und CompanyGPT
Jährliche Auffrischung — eLearning mit Zertifikat
KI-Workshops — Ideenfindung und Use-Case-Mapping

CompanyGPT — das 3-Phasen-Modell mit Join

CompanyGPT läuft in Ihrer Infrastruktur. Mitarbeiter geben keine Firmendaten an OpenAI, Microsoft oder Google ab. Sie können Wissen anbinden (humbee, SharePoint, eigene Datenbanken), ohne dass es Ihr Haus verlässt. Die Einführung erfolgt in drei Phasen:

1
Join
Technische Einrichtung

Join installiert und konfiguriert die Plattform in Ihrer Infrastruktur und schließt sie an Ihre Modelle und Wissensquellen an.
2
z1Digital & Join
Use Cases umsetzen

Gemeinsam setzen wir konkrete Anwendungsfälle auf: Wissenstransfer, Dokumenten-Workflow, Telefonassistent und tägliche Arbeit.
3
z1Digital
Schulung & Befähigung

Anwender-Training, EU-AI-Act-konforme Grundlagen und jährliche Auffrischung — damit Ihr Team die Plattform sicher nutzt.

DSGVO-konform statt Cloud-Risiko

Ihre Firmendaten

humbee, SharePoint, DBs

CompanyGPT

läuft in Ihrer Infrastruktur

Antworten & Automatisierung

im Arbeitsalltag nutzbar

Kein Firmenwissen verlässt das Haus – keine Daten an OpenAI, Microsoft oder Google.

Was uns von anderen KI-Beratungen unterscheidet

Die Top-Ranking-KI-Beratungen in Deutschland (statworx, ki-beratung-deutschland.de, Deloitte) richten sich oft an Großkunden mit eigenem KI-Team und 6-stelligen Budgets. z1Digital ist anders aufgestellt:

Mittelstand-Fokus statt Konzern-Sprache

Unsere Mandanten sind 50 bis 500 Mitarbeitende. Sie haben kein eigenes KI-Team, kein dediziertes Innovation-Lab und meist auch keine 6-stelligen Pilotbudgets. Was sie brauchen: einen pragmatischen Partner, der KI auf reale Geschäftsprozesse herunterbricht.

Reihenfolgen-Logik statt KI-First

Großberater verkaufen oft „KI-Transformation" als ersten Schritt. Wir machen das anders: erst Prozesse + Daten ordnen, dann KI gezielt einsetzen. Wer die Reihenfolge ignoriert, hat in 6 Monaten ein frustriertes Team und keine messbaren Ergebnisse.

Aus einer Hand — Beratung, Plattform, Schulung

Statt Sie an einen Cloud-Anbieter, einen separaten Schulungs-Dienstleister und einen Datenschutz-Anwalt zu verweisen, kommt alles aus einem Haus: Beratung von uns, Plattform mit Join, Schulungen von uns, Förderantrag von uns. Ein Ansprechpartner, eine Verantwortung.

DSGVO-konform — keine Daten in fremder Cloud

Förderung als integraler Bestandteil

Bis zu 80 % der KI-Beratungs-Kosten sind in Thüringen über BAFA förderfähig. KI-Schulungen über ESF Plus zu 30–80 %. Wir machen den Antrag mit — 80+ erfolgreiche Anträge seit 2018. Mehr unter Förderung.

Typische KI-Use-Cases im Mittelstand

Wir setzen KI dort ein, wo sie messbar Zeit oder Aufwand spart — nicht aus Technologie-Verliebtheit. Vier Anwendungsfelder, die im Thüringer Mittelstand am häufigsten greifen:

Wissenstransfer

Erfahrungswissen sichern, bevor Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Eine KI durchsucht interne Dokumentation, alte Projekt-Berichte und Mail-Archive — und macht das Wissen für neue Mitarbeitende verfügbar.

Dokumente nutzbar machen

Verträge, Handbücher und Protokolle durchsuchen und auswerten — in Sekunden statt Stunden. Besonders relevant für Ingenieurbüros, Steuerkanzleien und Verwaltung.

Telefonassistent

Routineanrufe automatisch annehmen, weiterleiten und dokumentieren. Eingehende Anfragen werden vorqualifiziert, sodass die Sachbearbeiter nur noch komplexe Fälle bearbeiten.

Tägliche Arbeit

Texte verfassen, übersetzen, zusammenfassen, Bilder erzeugen — sicher im eigenen System. Statt Mitarbeitende heimlich ChatGPT mit Firmendaten füttern zu lassen, geben Sie ihnen ein CompanyGPT, das DSGVO-konform die gleichen Aufgaben übernimmt.

Alle Use Cases sind direkt anbindbar an CompanyGPT mit Ihren eigenen Daten als Wissensquelle. Weitere Beispiele und Branchen-Szenarien sammelt unsere Seite zu den KI-Use-Cases.

Schatten-KI — das Problem, das jedes Unternehmen längst hat

Eine Microsoft-Studie zeigt 2026: 71 % der Arbeitnehmer nutzen unfreigegebene KI-Tools im Berufsleben, 51 % davon wöchentlich. Über 80 % der Unternehmen haben in irgendeinem Bereich Schatten-KI-Aktivitäten.

Praktisch heißt das: Auch in Ihrem Unternehmen kopieren Mitarbeiter Firmendaten in ChatGPT, Copilot, DeepSeek oder Gemini — meist unbeabsichtigt, meist ohne Geschäftsführung-Wissen. Das ist:

Compliance-Risiko (DSGVO, EU AI Act Schulungspflicht)
Geschäftsgeheimnis-Risiko (Daten landen in Trainingsdatensätzen Dritter)
Wissens-Verlust-Risiko (KI-erzeugtes Wissen bleibt nicht im Unternehmen)

Die Lösung ist nicht „ChatGPT verbieten" — das funktioniert nachweislich nicht. Die Lösung ist eine legitime, DSGVO-konforme Alternative plus strukturierte Schulung, was erlaubt ist und was nicht. Wie wir Schatten-KI konkret aufdecken und eindämmen, zeigt unsere Seite Schatten-KI im Unternehmen.

EU AI Act — Compliance ist jetzt Pflicht

Seit dem 02.02.2025 gilt die EU-KI-Verordnung. Für die meisten Mittelständler sind drei Pflichten relevant:

Art. 4 — KI-Kompetenzpflicht. Alle Mitarbeitenden, die KI nutzen, müssen geschult sein. Pflicht bereits in Kraft.
Risikoklassen-Einstufung. Welche KI-Anwendungen sind „verboten", welche sind „Hochrisiko", welche sind „begrenztes Risiko"? Für die meisten KMU-Anwendungen relevant: begrenztes Risiko mit Transparenz-Pflichten.
Dokumentations-Pflicht. Welche KI nutzen Sie? Wofür? Mit welchen Daten? Wer hat Zugriff?

Bußgeld bei Verstoß: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % vom weltweiten Jahresumsatz — der höhere Wert greift. Was der EU AI Act für Ihre Organisation konkret bedeutet, erklären wir auf der eigenen Detailseite.

Definition

EU AI Act (KI-Verordnung)

Die Verordnung (EU) 2024/1689 regelt den Einsatz von KI in der EU. Für den Mittelstand zentral: Artikel 4 verpflichtet seit dem 02.02.2025 jedes Unternehmen, das KI einsetzt, alle betroffenen Mitarbeitenden nachweisbar zu schulen. KI-Anwendungen werden in Risikoklassen eingestuft; für die meisten KMU-Anwendungen gilt „begrenztes Risiko" mit Transparenz- und Dokumentations-Pflichten.

Was eine KI-Einführung typisch kostet — mit Förderung

Drei typische Pakete und ihre Förder-Logik:

Paket	Bruttokosten	Nach Förderung
KI-Workshop (Use-Case-Mapping, 1 Tag)	1.800 €	mit BAFA: ab 360 €
KI-Strategie + Roadmap (6–8 Tage)	6.000 – 8.500 €	mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie: ab 1.700 €
CompanyGPT-Einführung (Setup + 3 Use Cases)	18.000 €	mit go-digital + ESF Plus: ab 9.000 €
KI-Grundschulung 15 TN Unternehmen	3.600 €	mit ESF Plus 50 %: 1.800 €

Konkrete Indikation im Erstgespräch — Förderfähigkeit prüfen wir kostenfrei mit. Mehr unter Förderung.

240 €: netto/TN KI-Grundschulung für Unternehmen
195 €: netto/TN KI-Grundschulung für Verbände
seit 02.02.2025: Schulungspflicht nach Art. 4 EU AI Act
bis 80 %: förderfähige Beratungskosten in Thüringen

Quelle: EU-KI-Verordnung Art. 4 · BAFA / ESF Plus / Thüringer Beratungsrichtlinie, 2026

Ratgeber zum Thema KI

Vertiefende Grundlagen und Praxis-Anleitungen sammelt unser KI-Ratgeber-Hub. Drei Einstiege:

EU-AI-Act-Checkliste für KMU — Risiko-Klassen, Stichtage und das 8-Schritte-Compliance-Vorgehen
Schatten-KI im Unternehmen — warum private ChatGPT-Nutzung ein DSGVO-Risiko ist
Wie funktioniert KI? — Sprachmodelle, RAG und Anbieter-Vergleich, verständlich für Nicht-Techniker

Quellen

EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) · abgerufen 05/2026
Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz (BeKI) · abgerufen 05/2026
Bitkom — Umsetzungsleitfaden zur KI-Verordnung · abgerufen 05/2026

FAQ

KI im Unternehmen: häufige Fragen

Brauchen wir wirklich KI — wir kommen doch bisher zurecht?

Die Frage ist nicht „brauchen wir KI", sondern „wo macht KI in unseren Prozessen Sinn". Wenn Sie heute Mitarbeiterzeit verbrennen für Routinen (Daten suchen, Texte formulieren, Anfragen vorqualifizieren), gibt es einen KI-Use-Case. Wenn Sie keine Routine-Aufwände haben — dann brauchen Sie keine KI. Die Antwort kommt aus der Use-Case-Analyse, nicht aus Technologie-Begeisterung.

Was, wenn wir noch nicht digitalisiert sind?

Dann starten wir bei Stufe 1 (Prozesse aufnehmen) und Stufe 2 (Daten ordnen) — KI kommt später. Wir verkaufen keine KI, wenn die Grundlagen fehlen.

Müssen wir wirklich jeden Mitarbeiter schulen?

Ja, soweit Mitarbeiter KI nutzen — was praktisch in jedem Unternehmen der Fall ist (siehe Schatten-KI). Art. 4 EU AI Act ist Pflicht seit 02.02.2025. Bußgeld bis 35 Mio. €.

Wie schnell läuft eine KI-Einführung?

KI-Workshop: 1 Tag plus Vor- und Nachbereitung. KI-Strategie + Roadmap: 4–6 Wochen. CompanyGPT-Pilot: 4–6 Wochen. CompanyGPT mit 3 Use Cases produktiv: 4–6 Monate.

Wer ist mein Ansprechpartner bei z1Digital für KI-Themen?

Martin Hofmann, einer der beiden Geschäftsführer. Tel +49 (0)361 2300 11-57.

Verkaufen Sie eigene KI-Modelle oder eigene Cloud?

Nein. CompanyGPT ist eine Plattform mit unserem Partner Join — modellunabhängig, das heißt Sie können OpenAI, Anthropic, Llama, Mistral oder eigene Modelle einbinden. Wir verkaufen keine Eigen-KI, sondern die Plattform, die mit beliebigen Modellen arbeitet.

Wie weiß ich, ob mein Vorhaben förderfähig ist?

Im Erstgespräch prüfen wir das kostenfrei. Bis zu 80 % der KI-Beratungs-Kosten sind in Thüringen über BAFA förderfähig, KI-Schulungen über ESF Plus zu 30–80 %.

Was, wenn wir bereits ChatGPT-Pro nutzen?

Das ist genau die Schatten-KI-Situation. Wir prüfen mit Ihnen, ob ein Wechsel auf CompanyGPT (DSGVO-konform, eigene Daten) sinnvoll ist — oder ob ChatGPT-Enterprise mit Compliance-Anpassungen ausreicht. Beide Wege sind möglich; die Entscheidung trifft sich aus der Use-Case-Analyse.

Loslegen

Wo macht KI in Ihren Prozessen Sinn?

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihre Use Cases, klären die EU-AI-Act-Pflichten und kalkulieren direkt die Förderung.

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