Beratung & Prozesse

Beratung & Prozesse. Wir bringen Ordnung in Ihre Abläufe.

Erst die Prozesse. Dann die Daten. Dann die KI. Eine klare Reihenfolge – das ist die teuerste Lehre aus mehr als 100 z1-Projekten. Unabhängig beraten, mit Förderung bis 80 %.

Beratungs-Erstgespräch — 30 Min Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · ca. 10 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Digitalisierungsberatung von z1Digital folgt einer klaren Reihenfolge: Erst die Prozesse. Dann die Daten. Dann die KI. Wer mit KI startet, ohne die Datenbasis sauber zu haben, verbrennt Geld – das sehen wir täglich. Vier Beratungs-Schwerpunkte: Digitalstrategie & Roadmap, Process Mining für Mittelstand, Prozessautomatisierung & RPA, Unabhängige Softwareauswahl. Plus Querschnitt: Fördermittel-Beratung mit 80+ erfolgreichen Anträgen seit 2018. Bruttokosten Strategie + Roadmap ab 6.500 €, mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie typisch Eigenanteil ab 1.700 € netto.

Die Reihenfolgen-Logik — warum sie alles unterscheidet

In der Praxis treffen wir oft auf eines dieser Szenarien:

Szenario 1: Ein Mittelständler kauft eine KI-Plattform für 30.000 €. Nach 6 Monaten nutzen 4 von 30 Mitarbeitenden sie – der Rest macht weiter wie vorher. Ursache: Prozesse waren chaotisch, die KI fand keine sinnvolle Anwendung.

Szenario 2: Eine Kanzlei führt ein DMS ein, weil „man muss". Nach 12 Monaten ist das DMS halb-voll, weil Workflows nicht angepasst wurden. Ursache: Die zugrundeliegenden Prozesse waren nie aufgenommen.

Szenario 3: Ein Verband automatisiert seinen Newsletter-Versand mit einer Marketing-Automation-Plattform – die in den ersten 6 Monaten 5.000 € kostet und 50 falsch zugeordnete Empfänger-Listen produziert. Ursache: Die Daten waren nicht geordnet.

Die Lösung in allen drei Fällen: Erst die Prozesse aufnehmen. Dann die Daten ordnen. Dann das Tool aussuchen. Nicht andersrum.

Diese Reihenfolge ist nicht beliebig – sie ist die teuerste Lehre aus mehr als 100 z1-Projekten. Wie wir dabei konkret vorgehen, zeigt unser 5-Stufen-Vorgehen.

Prozesse

aufnehmen & optimieren

Daten

ordnen & bereinigen

sinnvoll aufsetzen

Wer die Reihenfolge umdreht und mit KI startet, bevor Prozesse und Daten stehen, verbrennt Budget.

Die vier Beratungs-Schwerpunkte

1. Digitalstrategie & Roadmap

Wir analysieren mit Ihrer Geschäftsführung, wo Ihr Unternehmen in 12–24 Monaten stehen soll und welche Schritte dorthin führen. Output: eine konkrete Roadmap mit priorisierten Vorhaben, Aufwand-/Nutzen-Schätzungen, Förder-Strategie.

Geeignet für: Mittelstand 50–500 MA mit konkretem Strategie-Bedarf, oder Mandanten, die mehrere Digitalisierungs-Vorhaben in 24 Monaten umsetzen wollen.

2. Process Mining für den Mittelstand

Wo verlieren wir heute Marge? Welche Prozesse rechnen sich, welche nicht? Process Mining für Mittelstand ist pragmatisch – ohne Celonis-Budget. Wir nutzen schlankere Tools und fokussieren auf umsetzbare Optimierungen.

Geeignet für: Mittelstand 30–250 MA mit konkretem Backoffice-Optimierungs-Bedarf.

3. Prozessautomatisierung & RPA

Routinen wegautomatisieren – Stamm-Daten pflegen, Belege verbuchen, Reports erstellen. Mit Workflow-Engines oder RPA-Tools. Mit klarem ROI-Modell vorab.

Geeignet für: Unternehmen mit hohem manuellem Routine-Aufwand im Backoffice.

4. Unabhängige Softwareauswahl

Welche Software passt zu Ihrer Größe, Ihrer Branche, Ihren Workflows? Wir vergleichen herstellerneutral. Schwerpunkte:

ERP-Auswahl – SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Haufe X360, weclapp, Odoo
CRM-Auswahl – Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, CAS genesisWorld
DMS-Auswahl – DocuWare, ELO, M-Files, docuvita, humbee

Geeignet für: Unternehmen vor einer konkreten Software-Investitions-Entscheidung.

Themen im Detail

Zu jedem Schwerpunkt gibt es eine eigene Detailseite mit Vorgehen, Beispielen und Kosten:

Strategie

Digitalstrategie & Roadmap

12–24-Monats-Roadmap mit priorisierten Vorhaben, Aufwand-/Nutzen-Schätzung und Förder-Strategie.

Mehr erfahren Analyse

Process Mining

Wo verlieren Sie heute Marge? Pragmatisches Process Mining für den Mittelstand — ohne Celonis-Budget.

Mehr erfahren Aufnahme

Prozessaufnahme

Der erste Schritt der Reihenfolgen-Logik: Geschäftsprozesse sauber erfassen, bevor Tools ins Spiel kommen.

Mehr erfahren Optimierung

Prozessoptimierung

Reibungs-Punkte abbauen, Durchlaufzeiten senken — bevor automatisiert oder digitalisiert wird.

Mehr erfahren Automatisierung

Prozessautomatisierung & RPA

Routinen wegautomatisieren mit Workflow-Engines oder RPA — mit klarem ROI-Modell vorab.

Mehr erfahren Daten

Datenmanagement

Daten ordnen als zweite Stufe der Reihenfolgen-Logik — Basis für jede sinnvolle KI-Anwendung.

Mehr erfahren Auswahl

Unabhängige Softwareauswahl

ERP, CRM und DMS herstellerneutral vergleichen — mit ehrlicher TCO-Rechnung statt Marketing.

Mehr erfahren

Was uns von anderen Beratungs-Anbietern unterscheidet

Abgrenzung zu Großberatern

Aspekt	Großberater (Deloitte, McKinsey, statworx)	z1Digital
Zielkunden	Konzerne, DAX-Unternehmen	Mittelstand 50–500 MA, Verbände, Kommunen
Tagessatz	1.500–3.500 €	800–1.100 €
Projekt-Größe	50.000 € – Millionen	1.800 € – 30.000 €
Team-Modell	Junior + Senior + Partner, wechselnd	Dieselben 2 Berater von Tag 1
Reihenfolgen-Logik	„KI first"	„erst Prozesse, dann Daten, dann KI"
Förderung	meist nicht thematisiert	integraler Bestandteil

Abgrenzung zu staatlichen Erstberatern

Anbieter	Was sie machen	Wo z1Digital komplementär ist
ThEx Wirtschaft 4.0	Kostenfreie Erstberatung 4–8 h für KMU	Wir machen die bezuschusste Umsetzungs-Beratung danach
Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau	Kostenfreie KI-Erstberatung	Wir machen die kommerzielle Implementierung
RKW Thüringen	Vermittler von 300 Beratern	Wir sind selbst Berater mit eigener Tiefe
HWK / IHK	Mitgliederberatung	Wir sind privat, nicht an Mitgliedschaft gebunden

Cost of Inaction — was es kostet, NICHT zu beraten

Aus dem z1-Strategie-Papier 2026: sechs versteckte Kosten, die in keiner Bilanz auftauchen – aber jeden Monat anfallen.

Mitarbeiterzeit verbrennen. Bei 80 % manueller Abläufe in einem typischen Mittelständler gehen 5–10 Stunden pro Woche pro Vollzeitstelle für Routine drauf – Zeit, die für Kernarbeit fehlt.
Compliance-Lücken. E-Rechnung-Pflicht seit 2025, GoBD-Anforderungen, DSGVO, EU AI Act seit 02.02.2025. Wer das nebenher mitlaufen lässt, riskiert bei Audits Beanstandungen.
Wissen geht verloren. Wenn wichtiges Wissen in Köpfen, Excel-Listen, Mail-Postfächern und privaten Ordnern liegt, geht es beim nächsten Mitarbeiter-Wechsel mit.
Schatten-IT bei KI. Mitarbeitende nutzen ChatGPT bereits – oft mit Firmendaten, ohne dass die Geschäftsführung das aktiv steuert. Mehr dazu im KI-Hub.
KI auf chaotischen Daten. Unternehmen stecken Geld in KI-Tools – und sind nach 6 Monaten frustriert, weil die Antworten nichts bringen. Grund: Ohne saubere Datenbasis kann auch das beste Modell nicht liefern.
Fördermittel verfallen. Bis zu 80 % der Beratungs- und Umsetzungs-Kosten sind förderfähig – BAFA, MID, ESF Plus, Thüringer Beratungsrichtlinie. Wer den Antrag nicht stellt, lässt Geld liegen.

Welche dieser sechs Punkte Sie heute konkret Geld kosten, klären wir im Erstgespräch.

Kostenloses Tool

Was kostet Nichtstun in Ihrem Betrieb konkret? Der Cost-of-Inaction-Rechner rechnet es in wenigen Minuten aus — kostenfrei, ohne Anmeldung.

Wie eine Beratung mit z1Digital läuft

Fünf Phasen – vom unverbindlichen Erstgespräch bis zur begleiteten Umsetzung.

1
30 Min · kostenfrei
Erstgespräch

Wir verstehen Ihr Geschäft, Ihre Pain Points, Ihre Vorhaben. Am Ende: eine erste Einschätzung, ob z1Digital für Sie passt.
2
1–2 Tage
Status-Quo-Analyse

Detaillierte Bestandsaufnahme. Welche Tools sind im Einsatz? Welche Workflows sind kritisch? Wo sind die größten Reibungs-Punkte?
3
4–6 Tage
Strategie & Roadmap

Workshop mit dem Führungskreis. Priorisierung der Vorhaben. Eine konkrete 12-Monats-Roadmap.
4
parallel
Förder-Antrag stellen

Wir machen den Antrag mit – BAFA, Thüringer Beratungsrichtlinie, ESF Plus, go-digital, je nach Vorhaben.
5
variabel
Umsetzung begleiten

DMS-Einführung, KI-Integration, Schulungen – entweder mit uns oder mit anderen Dienstleistern. Wir machen kein Berater-Karussell.

Typische Gesamt-Dauer Strategie + Roadmap: 4–6 Wochen. Mit Umsetzung: 4–9 Monate.

Was eine z1-Beratung kostet

Die Beratungs- und Umsetzungs-Anteile sind mehrfach förderfähig. Die rechte Spalte zeigt den typischen Eigenanteil mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie:

Leistung	Bruttokosten	Mit Förderung
Quick-Workshop (Halbtag, Pain-Point-Inventur)	1.800 €	ab 360 €
Digitalstrategie & Roadmap (4–6 Tage)	6.500–8.500 €	ab 1.700 €
Process-Mining-Pilot	ab 5.000 €	ab 1.000 €
Software-Auswahl-Beratung (ERP, CRM, DMS)	2.700–5.500 €	ab 700 €
Prozessautomatisierung-Konzept	ab 3.500 €	ab 1.000 €
Vollservice mit Umsetzungs-Begleitung	15.000–35.000 €	ab 6.000 €

Definition

Reihenfolgen-Logik

Der Kern-Ansatz von z1Digital: Erst werden die Geschäftsprozesse aufgenommen, dann die Daten geordnet, erst danach kommen Tools und KI ins Spiel. Wer diese Reihenfolge umdreht – etwa mit einer KI-Plattform startet, bevor Prozesse und Datenbasis stehen – verbrennt typischerweise Budget, ohne dass die Lösung im Alltag ankommt.

100+: umgesetzte Digitalisierungs-Projekte
80+: erfolgreiche Förderanträge seit 2018
bis 80 %: förderfähige Beratungs- und Umsetzungs-Kosten
ab 1.700 €: Eigenanteil Strategie + Roadmap (mit Förderung)

Quelle: z1Digital, Projektbilanz & Strategie-Papier 2026

Bestandskunden — ein Auszug

Aus 100+ Projekten unsere Branchen-Schwerpunkte:

Stadtwerke Arnstadt (Kommunale Versorger)
Landratsamt Ilm-Kreis, Stadt Arnstadt, Stadt Ilmenau (Kommunale Verwaltung)
Bildungswerk ver.di Thüringen e.V. (Verband)
Hundrup Arbeitsbühnen (Maschinenvermietung)
Hotel Erfurtblick (Hotellerie)
Lausch & Lausch Kälteservice (Handwerk)

Mehr zu passenden Schwerpunkten in der Branchen-Übersicht. Wie solche Projekte konkret ausgehen, zeigen unsere Erfolgsgeschichten.

Vor Ort in Thüringen: Wir beraten von Arnstadt und Erfurt aus im gesamten Freistaat — persönlich, ohne Anreise-Pauschalen. Mehr unter Digitalisierungsberatung Thüringen.

Ratgeber zum Thema

Ratgeber-Hub Prozesse — alle Grundlagen-Artikel zu Aufnahme, Optimierung und Automatisierung
Process Mining einfach erklärt — wie aus Log-Daten echte Prozess-Bilder werden
RPA vs. Prozessautomatisierung — was ist was, was lohnt sich wann

Quellen

z1Digital – 5-Stufen-Vorgehen (erst Prozesse, dann Daten, dann KI)
BAFA – Förderung von Unternehmensberatungen für KMU
z1-Strategie-Papier 2026 – Cost-of-Inaction-Argumentation

FAQ

Beratung: häufige Fragen

Was unterscheidet z1Digital von einer reinen IT-Beratung?

IT-Beratungen empfehlen oft die Technologie, die sie am besten kennen. z1Digital ist prozess-orientiert – wir analysieren erst Geschäftsprozesse, dann ergibt sich die Technologie aus dem Bedarf. Plus integrierte Förder-Beratung, plus KI-Compliance, plus Schulungen aus einer Hand.

Brauchen wir eine eigene IT-Mannschaft für die Umsetzung?

Nein. Bei den meisten Mittelstand-Mandanten übernehmen wir die Implementierung mit Partner-Netzwerk (humbee, Join, Software-Hersteller). Sie brauchen einen internen Projekt-Verantwortlichen – typisch 4–6 Stunden pro Woche während der Einführung.

Können wir nach dem Workshop noch selbst entscheiden, wer umsetzt?

Ja. Wir verkaufen Workshops und Strategien, nicht Umsetzungs-Verpflichtungen. Wenn Sie die Roadmap mit einem anderen Dienstleister umsetzen wollen, ist das okay. Wenn Sie selbst umsetzen, auch.

Wie schnell läuft eine Beratung durch?

Quick-Workshop: 2–4 Wochen vom Erstgespräch bis zum Ergebnis. Vollständige Digitalstrategie: 4–6 Wochen. Mit Förder-Antrag: rechnen Sie 8–12 Wochen Vorlauf vor dem eigentlichen Beratungs-Start (BAFA-Bearbeitungszeit).

Sind Sie BAFA-akkreditiert?

Ja. z1Digital ist BAFA-akkreditierter Unternehmensberater. Plus go-digital-Berater. Plus Ellipsis-akkreditierter Qualitätssicherer für die Thüringer Beratungsrichtlinie. Mehr dazu im Förder-Hub.

Können auch Verbände und Kommunen z1-Beratung nutzen?

Ja. Verbände, Vereine, gemeinnützige Bildungsträger und Kommunen sind langjährige Bestandskunden. Mehr in der Branchen-Übersicht.

Wer ist mein Ansprechpartner?

Stefan Lausch – Strategie, DMS, Process Mining, Fördermittel. Martin Hofmann – KI-Beratung, CompanyGPT, KI-Schulung, Hotel-IT.

Was kostet ein Erstgespräch?

Nichts. 30 Minuten, kostenfrei, unverbindlich. Sie bekommen am Ende eine Einschätzung, ob und wie wir helfen können – und wenn nicht, sagen wir das auch.

Können wir z1Digital auch nur für die Förder-Antrag-Begleitung nutzen?

Eingeschränkt. Wir machen Förder-Anträge im Zusammenhang mit echten Beratungs-Vorhaben. Reine Antrags-Dienstleister ohne Beratungs-Substanz sind wir nicht – das überlassen wir Anbietern, die darauf spezialisiert sind.

Können wir Sie als zweite Meinung holen?

Ja, gerne. Wir machen Second-Opinion-Checks ohne Verkaufs-Druck – typisch 1.800–2.700 € netto, mit BAFA-Förderung ab 360 €. Das Ergebnis ist ehrlich, auch wenn es Ihrem aktuellen Vorhaben widerspricht.

Loslegen

Reden wir über Ihren ersten Schritt.

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch verstehen wir Ihr Geschäft, ordnen die größten Hebel und sagen Ihnen ehrlich, ob z1Digital für Sie passt – inklusive Förder-Einschätzung.

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