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Dokumentenmanagement · E-Rechnung

E-Rechnung empfangen. Pflicht seit 2025. 

Der Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht – ohne Übergangsfrist. Wir richten den Workflow vom Posteingang bis zur revisionssicheren Archivierung ein, in typisch zwei bis vier Wochen.

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Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · ca. 7 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

E-Rechnung empfangen – Pflicht seit 2025 sicher umsetzen

Kurz & direkt

Seit dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist, ohne Widerspruchsrecht. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 oder Peppol BIS) gemäß EU-Norm EN 16931. Empfangen wird typisch per E-Mail mit Anhang oder über das DATEV E-Rechnungs-Postfach. Pflicht ist die Verarbeitung der strukturierten Daten und die GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre unveränderbar). z1Digital richtet den Empfangs-Workflow vom Posteingang bis zur Archivierung in 2–4 Wochen ein.

Wer empfangen können muss – und ohne Ausnahme

Die Empfangs-Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Widerspruchsrecht seit dem 01.01.2025 für:

  • Alle deutschen B2B-Unternehmen
  • Alle Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Vereine, soweit sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb haben
  • Kommunen, Stadtwerke und öffentliche Einrichtungen
  • Steuerberater und Kanzleien

Wichtig: Ein Lieferant darf seit 2025 nicht mehr verlangen, statt einer E-Rechnung eine PDF zu schicken – Sie sind verpflichtet, die E-Rechnung anzunehmen, auch wenn Sie die Daten lieber als PDF hätten.

Wenn Sie den Empfang noch nicht aufgesetzt haben

Stand Mai 2026: Viele Mittelständler haben den E-Rechnungs-Empfang noch nicht professionell aufgesetzt. Was bedeutet das?

  • Steuer-rechtlich: Eine empfangene E-Rechnung muss korrekt verarbeitet und 10 Jahre archiviert werden. Wer sie nur als Anhang im Outlook lagert und nicht strukturiert weiterverarbeitet, riskiert bei Außenprüfungen Beanstandungen – rückwirkend zur Pflicht seit 2025.
  • Operativ: Rechnungen können in der Hektik des Tagesgeschäfts übersehen werden – Zahlungsverzüge, Mahnungen und Skonto-Verluste sind die Folge.
  • Compliance: Die GoBD verlangt, dass Geschäftsbriefe (zu denen Rechnungen zählen) nicht einfach in einem E-Mail-Postfach gespeichert sind, sondern in einem revisionssicheren System.

Empfehlung: Spätestens jetzt den Empfangs-Workflow aufsetzen. Wir machen das in zwei bis vier Wochen.

Was die Empfangs-Software können muss

Ihre Empfangs-Lösung muss vier Funktionen abdecken:

  1. Annehmen strukturierter XML-Daten aus E-Mail-Anhängen, dem Peppol-Netzwerk oder dem DATEV-Postfach
  2. Validieren des Formats gegen EN 16931 (Quba-Viewer, ELSTER-Portal oder integrierte Lösung)
  3. Verarbeiten der Daten – Buchung, Kreditoren-Verwaltung, Zahlungsfreigabe
  4. Archivieren GoBD-konform – 10 Jahre unveränderbare Aufbewahrung der XML-Rohdaten plus PDF-Visualisierung

Kostenfreie Lösungen (für die reine Sichtbarkeits-Prüfung): der Quba-Viewer des Bundes (validiert XRechnung/ZUGFeRD) und das ELSTER-Portal mit Empfangs-Funktion. Beide sind aber nur Anzeige-Tools – keine GoBD-konforme Archivierung.

Professionelle Lösungen: die DATEV E-Rechnungs-Plattform plus DATEV SmartTransfer (integriert für Mandanten mit DATEV-Anbindung), sevdesk, Lexoffice oder easybill (empfangen, verarbeiten und archivieren in einem) sowie humbee als integrierte DMS-Lösung mit E-Rechnungs-Workflow.

Der Empfangs-Workflow im Detail

So sieht der Empfangs-Prozess aus, den wir bei Ihnen einrichten – von der eigenen Postfach-Adresse bis zur revisionssicheren Ablage:

  1. 1

    Dediziertes E-Rechnungs-Postfach einrichten

    Eine eigene E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@firma.de), die ausschließlich E-Rechnungen empfängt. So gehen Rechnungen nicht im allgemeinen Posteingang unter.

  2. 2

    Automatischer Validator

    Eingehende Mails werden automatisch gegen EN 16931 geprüft. Konforme Rechnungen wandern in den Verarbeitungs-Workflow, nicht-konforme ins Klärungs-Postfach.

  3. 3

    Übertragung in die Buchhaltungs-Software

    Die strukturierten Daten werden automatisch in DATEV, sevdesk oder das jeweilige Buchhaltungs-Tool übernommen – keine manuelle Datenerfassung.

  4. 4

    Freigabe-Workflow

    Genehmigung durch die zuständige Person (Sachbearbeitung, Geschäftsführung bei hohen Beträgen). Die Zahlungsanweisung erfolgt erst nach Freigabe.

  5. 5

    Buchung

    Der Steuerberater oder die interne Buchhaltung verbucht die Eingangsrechnung direkt aus den XML-Daten – ohne manuelle Eingabe.

  6. 6

    Archivierung

    XML-Rohdaten plus PDF-Visualisierung werden 10 Jahre revisionssicher abgelegt. GoBD-konform mit Audit-Trail.

2–4 Wochen
bis der Empfang produktiv läuft
10 Jahre
GoBD-konforme Aufbewahrung
ab 440 €
Eigenanteil mit BAFA-Förderung
01.01.2025
Empfangs-Pflicht ohne Übergangsfrist

Quelle: z1Digital, Empfangs-Setup für Thüringer KMU, 2026

GoBD-konforme Archivierung – worauf es ankommt

Eine empfangene E-Rechnung ist ein steuerlich relevanter Geschäftsbrief. Drei Anforderungen müssen erfüllt sein:

  • Unveränderbarkeit: Das Original-XML wird nicht modifiziert, jede Änderung muss als neue Version gespeichert sein.
  • Vollständigkeit: Alle empfangenen Rechnungen werden archiviert – keine Auswahl.
  • Auffindbarkeit: Innerhalb angemessener Zeit muss jede Rechnung wiederauffindbar sein.

Reines Speichern in Outlook oder im Dateisystem erfüllt das nicht. Standard-DMS-Lösungen wie humbee, DocuWare oder ELO bilden diese Anforderungen ab – inklusive Audit-Trail.

Förderung für die Empfangs-Umstellung

Wie beim Versand sind die Beratungs-Anteile der Empfangs-Einrichtung förderfähig:

Rechenbeispiel: Empfangs-Konzept und Workflow-Einrichtung über vier Werktage, Kosten 2.200 €. Mit BAFA-Förderung 80 % bleibt ein Eigenanteil von 440 €.

Weiterführend

Kostenloses Tool

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

Quellen

FAQ

E-Rechnung empfangen: häufige Fragen

Was passiert, wenn mein Lieferant noch eine PDF schickt?
Bis 2026 ist der PDF-Versand weiter erlaubt (Übergangsfrist für den Versand). Sie müssen ab 2025 zwar E-Rechnungs-fähig sein, das heißt aber nicht, dass alle Lieferanten schon umgestellt haben. Akzeptieren Sie Rechnungen auf beiden Wegen.
Reicht Outlook als Empfangs-Lösung?
Nein. Outlook ist kein GoBD-konformes Archivierungs-System und keine strukturierte Verarbeitungs-Software. Sie brauchen mindestens eine Buchhaltungs-Software mit E-Rechnungs-Modul.
Was ist der Unterschied zwischen Quba-Viewer und einer Buchhaltungs-Software?
Quba ist ein kostenfreier Anzeige- und Validierungs-Viewer – er macht die XML-Datei menschlich lesbar. Buchhaltungs-Software hingegen verarbeitet die Daten weiter (Buchung, Freigabe, Archivierung). Quba allein reicht für die Compliance nicht.
Muss ich auch internationale E-Rechnungen empfangen?
Ja, soweit es B2B-Rechnungen sind. Internationale Lieferanten nutzen oft das Peppol-Netzwerk – wir richten den Peppol-Anschluss bei der Empfangs-Umstellung mit ein.
Wie sieht GoBD-konforme Archivierung konkret aus?
Drei Anforderungen: Unveränderbarkeit – das Original-XML wird nicht modifiziert, jede Änderung muss als neue Version gespeichert sein; Vollständigkeit – alle empfangenen Rechnungen werden archiviert, keine Auswahl; Auffindbarkeit – innerhalb angemessener Zeit muss jede Rechnung wiederauffindbar sein. Standard-DMS-Lösungen (humbee, DocuWare, ELO) erfüllen diese Anforderungen.
Was kostet die Empfangs-Umstellung?
Software ab 7,90 €/Monat (sevdesk/Lexoffice) bis 80 €/Monat (DATEV-Pakete). Das Beratungs-Setup liegt bei 2.200–4.500 € netto. Mit Förderung liegt der Eigenanteil oft unter 1.000 € netto.

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