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Ratgeber · Prozesse
RPA vs. Prozessautomatisierung — was ist was, was lohnt sich wann
Lesezeit ca. 10 Min. · Aktualisiert Juni 2026 · von Martin Hofmann
RPA und Prozessautomatisierung werden oft synonym verwendet — sind aber nicht das Gleiche. Dieser Ratgeber grenzt die Begriffe ehrlich ab, zeigt die KMU-relevante Tool-Wahl und 8 konkrete Mittelstand-Beispiele mit ROI-Bewertung.
Kurz erklärt
Die drei Stufen der Prozessautomatisierung
| Stufe | Was es ist | Wo es eingesetzt wird |
|---|---|---|
| Stufe 1 — Workflow-Engine | Automatisierungs-Funktionen innerhalb eines Systems (DMS, ERP, CRM) | Rechnungs-Freigaben, Genehmigungs-Workflows, automatische Eskalationen |
| Stufe 2 — RPA-Bots | Software-Bots, die zwischen Systemen vermitteln, menschliche Klicks und Tastatur-Eingaben imitieren | Daten kopieren zwischen E-Mail / Excel / ERP / CRM ohne Schnittstelle |
| Stufe 3 — KI-Automatisierung | KI-basierte Automation mit Entscheidungs-Logik | E-Mail-Klassifikation, Belegmanagement, intelligente Workflows |
Drei Verwirrungs-Punkte
„RPA und Workflow-Engine sind das Gleiche." Nein. Eine Workflow-Engine arbeitet innerhalb eines Systems mit dessen Logik. Ein RPA-Bot überbrückt mehrere Systeme, indem er die Benutzer-Oberfläche fernsteuert. Technisch sehr unterschiedlich.
„RPA ist immer der richtige Weg." Nein. RPA-Bots sind anfällig: Ändert sich eine Benutzer-Oberfläche, brechen sie. Der Wartungs-Aufwand liegt bei 15–30 % der Initial-Kosten pro Jahr. Eine Workflow-Engine ist robuster, wenn sie passt.
„KI ist immer besser." Nein. KI-Automatisierung ist teurer und braucht mehr Pflege. Wenn ein regelbasierter Workflow reicht, ist er die bessere Wahl.
Die Tool-Landschaft
Workflow-Engines (Stufe 1):
| System | Workflow-Modul | Stärken |
|---|---|---|
| DocuWare | DocuWare Workflow Designer | sehr ausgereift, viele Vorlagen |
| ELO | ELO Flows | tief integriert |
| M-Files | M-Files Workflows | Metadaten-basiert, modern |
| humbee | eingebaute Workflows | KMU-fokussiert |
| Microsoft Dynamics 365 | Power Automate eingebaut | Microsoft-Stack |
| SAP | SAP Workflow Engine | Konzern-orientiert |
| Camunda | BPMN-Modell-Workflows | sehr flexibel, eigenständiges Tool |
RPA-Tools (Stufe 2):
| Tool | Preis pro Bot/Monat | Stärken |
|---|---|---|
| Microsoft Power Automate Premium | ab 15 €/User/Monat | Microsoft-Integration, weit verbreitet |
| UiPath | ab 25 €/Bot/Monat | Enterprise-Standard, sehr mächtig |
| Automation Anywhere | Enterprise-Preise | Konzern-orientiert |
| Make.com (vorher Integromat) | ab 9 €/Monat | Cloud-Automation, sehr KMU-tauglich |
| Zapier | ab 20 €/Monat | sehr breit, SaaS-Standard |
| n8n | kostenfrei (Self-Hosted) oder ab 20 €/Monat | Open Source, DSGVO-freundlich |
| Workato | Enterprise-Preise | hochpreisig, sehr mächtig |
| Blue Prism | Enterprise | Konzerne |
KI-Automatisierung (Stufe 3):
| Tool | Stärken |
|---|---|
| CompanyGPT mit Workflow-Anbindung | z1-Partner-Lösung, DSGVO-konform |
| Microsoft Copilot Studio + Power Automate | Microsoft-Stack |
| candis | spezialisiert auf Belegmanagement |
| DocuWare KI-Module | DMS-integrierte KI |
| M-Files Aino | KI in M-Files |
| Microsoft AI Builder | generische KI-Komponenten |
Mehr zur KI-Stufe und zu CompanyGPT unter KI.
8 konkrete RPA-Beispiele aus dem Mittelstand
Beispiel 1 — E-Mail-Bestellungen ins ERP übertragen
B2B-Kunden schicken Bestellungen per E-Mail (PDF oder Text). Ein Bot liest die Mails, extrahiert Daten und legt Aufträge im ERP an. Tool: Power Automate + AI Builder oder UiPath mit Document Understanding. Aufwand: 6.000–14.000 € Setup · ROI: 4–8 Stunden/Tag Innendienst, typisch 3–6 Monate Amortisation.
Beispiel 2 — Stammdaten zwischen CRM und ERP synchronisieren
Wird ein Kunde im CRM (Pipedrive) angelegt, soll der Datensatz auch im ERP (Microsoft Dynamics BC) erscheinen — ohne direkte Schnittstelle. Tool: Make.com oder Power Automate. Aufwand: 1.500–4.000 € Setup, spart Doppel-Pflege.
Beispiel 3 — Wöchentliche Reports automatisch generieren
Ein Bot zieht Daten aus 3 Systemen, erstellt einen Excel-Report und schickt ihn per Mail an die Geschäftsleitung. Tool: Power Automate + Excel-Anbindung. Aufwand: 2.000–5.000 €, spart 2 h/Woche.
Beispiel 4 — DATEV-Belege automatisiert importieren
Eingegangene Rechnungen werden im DMS abgelegt, ein Bot überträgt sie nach DATEV Unternehmen online. Tool: Power Automate + DATEV-Anbindung oder spezialisierte Tools. Aufwand: 3.000–8.000 €.
Beispiel 5 — Bewerbungs-Vorauswahl automatisieren
Bewerbungen kommen per E-Mail. Ein Bot speichert Anhänge im HR-Tool und leitet eine Standard-Bewertung ein. Tool: Power Automate + KI-Klassifikation. Achtung: Personalwesen-KI ist nach EU AI Act ein Hoch-Risiko-Bereich — menschliche Aufsicht ist Pflicht.
Beispiel 6 — Online-Bestellungen aus Shop ins ERP
Shop-Bestellungen (Shopify, WooCommerce) fließen automatisch ins Warenwirtschafts-System. Tool: Zapier oder Make.com mit Shop- und ERP-Konnektoren. Aufwand: 1.000–3.500 €.
Beispiel 7 — Termin-Erinnerungen automatisiert versenden
Aus dem CRM-Kalender werden 24 h vor einem Termin automatisch Erinnerungen geschickt. Tool: Make.com oder ähnlich. Aufwand: 500–1.500 €, einfach umzusetzen.
Beispiel 8 — Rechnungs-Versand bei wiederkehrenden Aufträgen
Bei monatlichen Wartungs-Verträgen erfolgt der Versand automatisch mit allen Stamm-Daten. Tool: ERP-eigene Funktion oder Power Automate. Aufwand: im ERP meist eingebaut oder mit kleiner Konfiguration.
Welche Stufe für welchen Bedarf
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Workflow innerhalb eines bestehenden Systems (DMS, ERP, CRM) | Stufe 1 — Workflow-Engine |
| Datenfluss zwischen 2–3 Systemen mit klaren Regeln | Stufe 2 — RPA-Bot |
| Eingangs-Klassifikation mit Variation | Stufe 3 — KI-Automation |
| Textgenerierung oder Übersetzung | Stufe 3 — KI |
| Datenextraktion aus unstrukturierten Quellen (PDF, E-Mail) | Stufe 3 — KI mit Document Understanding |
Was kostet was
| Setup-Größe | Setup einmalig | Laufend pro Jahr |
|---|---|---|
| Workshop Use-Case-Identifikation | 1.800 € | 0 |
| Workflow-Engine pro Workflow | 1.500–3.500 € | 0 (oft in DMS-Lizenz enthalten) |
| RPA-Bot pro Bot | 4.500–8.500 € | 500–2.000 € Lizenz + 800–2.500 € Wartung |
| KI-Automatisierung pro Use Case | 8.000–18.000 € | 1.500–5.000 € |
| Pilot-Projekt (1 Use Case) | 5.000–12.000 € | abhängig von Stufe |
Förderung: Mit BAFA und go-digital sinkt der Eigenanteil oft um 50–80 %. Eine Übersicht der Programme finden Sie unter Förderung.
So gehen wir das an
Wir starten mit einem Use-Case-Workshop: Welcher Prozess lohnt sich, welche Stufe passt, wo ist eine direkte Schnittstelle robuster als ein Bot? Statt eines „Hyperautomation"-Großprojekts setzen wir schrittweise Use-Cases um — mit Governance gegen Wildwuchs und EU-AI-Act-Blick, wo KI im Spiel ist. Vorgehen, ROI-Modell und Kosten stehen auf unserer Leistungsseite Prozessautomatisierung & RPA, den Rahmen bildet Beratung & Prozesse. Die Vorstufe ist oft Process Mining.