Beratung & Prozesse · Prozessaufnahme

Prozessaufnahme. Die Ist-Situation strukturiert sichtbar machen.

Stufe 1 unseres Vorgehens: bevor digitalisiert oder KI eingesetzt wird, machen wir sichtbar, wie Ihre Prozesse heute wirklich laufen – inklusive Workarounds und Schatten-IT.

Erstgespräch anfragen Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · ca. 9 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Prozessaufnahme ist Stufe 1 unseres Vorgehens – bevor digitalisiert oder KI eingesetzt wird, müssen wir wissen, wie die Prozesse heute wirklich laufen. Nicht wie sie im Verfahrens-Handbuch beschrieben sind, sondern wie Mitarbeitende sie tatsächlich durchführen, inklusive Workarounds und Schatten-IT. Wir arbeiten mit strukturierten Interviews, BPMN-light-Diagrammen, einer Schatten-IT-Inventur und – optional bei größeren Setups – der Doke-Plattform. Dauer typisch 3–8 Wochen, Investition 4.500–9.500 € brutto, mit BAFA und Thüringer Beratungsrichtlinie Eigenanteil ab 800–1.800 €.

Warum Prozessaufnahme zuerst kommt

Die häufigsten Fehler in Digitalisierungs-Projekten entstehen, weil niemand vorher die Ist-Prozesse strukturiert aufgenommen hat. Vier Muster sehen wir immer wieder:

Fehler 1 – Software einführen, bevor die Prozesse klar sind

Klassisches Bild: Ein Mittelständler kauft ein neues ERP-System, und nach sechs Monaten ist man frustriert – die Software passt nicht zum Prozess, Mitarbeitende umgehen sie, das alte Excel läuft parallel weiter.

Fehler 2 – Den dokumentierten Prozess für den echten halten

In neun von zehn Mittelstand-Aufnahmen finden wir Lücken zwischen Verfahrens-Handbuch und Realität. Mitarbeitende haben Workarounds entwickelt, weil das System nicht das tut, was es laut Handbuch tun soll. Diese Workarounds sind oft die Quelle der Pain-Points – und ohne Aufnahme bleiben sie unsichtbar.

Fehler 3 – Schatten-IT und Schatten-KI übersehen

Excel-Tabellen, die kritische Daten speichern. WhatsApp-Gruppen für die Auftrags-Koordination. ChatGPT-Accounts, mit denen Mitarbeitende Vertrags-Texte verarbeiten. All das ist Teil des realen Prozesses – und gehört in die Aufnahme. Das Risiko privater KI-Nutzung behandeln wir gesondert unter dem Stichwort Schatten-KI.

Fehler 4 – Aufnahme verkommt zur Doku-Bürokratie

Manche Beratungs-Häuser produzieren 200-seitige BPMN-Dokumente, die nach sechs Monaten niemand mehr liest. Wir arbeiten mit BPMN-light – einer pragmatischen Notation, die Geschäftsleitung und Sachbearbeitung gleichermaßen verstehen.

Was wir in der Prozessaufnahme tun

So bringen wir Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zum belastbaren Ist-Dokument – herstellerunabhängig und förderfähig.

1
1–2 Tage
Scoping

Welche Prozesse nehmen wir auf? Selten alle – typisch 5–15 zentrale Prozesse, die wirtschaftlich wichtig sind oder Pain-Points verursachen: Eingangs-Rechnungs-Workflow, Angebots-Erstellung, Reklamation, Personal-Onboarding, Monats-Abschluss. Den Scope legen wir mit der Geschäftsleitung fest.
2
2–4 Wochen
Strukturierte Interviews

60–90-Minuten-Interviews mit Prozess-Verantwortlichen und Sachbearbeitenden – live am Bildschirm. Wir nehmen nicht auf, was der Vorgesetzte glaubt, sondern was tatsächlich passiert: woher Daten kommen, wann Excel oder Workarounds zum Einsatz kommen, wo Fehler und Rückfragen entstehen. Output pro Prozess: 1–2 Seiten mit Akteuren, Systemen, Entscheidungs-Punkten und Pain-Points.
3

Visualisierung mit BPMN-light

Aus den Interviews entstehen vereinfachte Swimlane-Diagramme: wer macht was (Lane pro Rolle), welche Systeme sind beteiligt, wo liegen Entscheidungs-Punkte, Medien-Brüche und Wartezeiten. Bewusst nicht die volle BPMN-2.0-Notation mit über 80 Symbolen – sondern 5–7 Standard-Symbole, die jede Geschäftsführung und jede Sachbearbeiterin lesen kann.
4

Schatten-IT-Inventur

Parallel inventarisieren wir die Schatten-IT: produktiv genutzte Excel-Tabellen, WhatsApp- und Teams-Gruppen zur Prozess-Koordination, private KI-Tools, inoffizielle Cloud-Speicher. Schatten-IT ist nicht per se schlecht – sie zeigt, wo offizielle Systeme Lücken haben –, aber sie ist ein DSGVO- und Compliance-Risiko und gehört in die Aufnahme.
5

Pain-Point-Matrix und Hand-Over

Output-Dokument (typisch 25–50 Seiten): Executive Summary, Prozess-Landkarte, BPMN-light pro Prozess, Pain-Point-Tabelle mit Häufigkeit, Aufwand und Priorität, Schatten-IT-Liste mit Risiko-Bewertung – plus Hand-Over-Meeting mit der Geschäftsleitung. Dieses Dokument ist die Basis für die Folge-Stufen.

Das Ergebnis-Dokument ist die Basis für die Folge-Stufen – Datenmanagement, Prozessoptimierung, Software-Auswahl und KI-Einführung.

So sieht das in der Praxis aus: Bei der KEYNES Planungsgesellschaft (rund 90 Mitarbeitende) begann die Digitalisierung mit einer vollständigen IST-Aufnahme aller Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse als BPMN-Modell – Medienbrüche und Optimierungspotenziale wurden sichtbar, bevor auch nur ein Tool ausgewählt war.

Optional – die Doke-Plattform

Bei größeren Projekten (50+ Mitarbeitende, viele Prozesse) arbeiten wir mit der Doke-Plattform für strukturierte Prozessaufnahme. Doke ist ein DACH-Tool, das speziell für die Prozess-Aufnahme im Mittelstand entwickelt wurde:

strukturierte Interview-Templates
direkte BPMN-light-Generierung
Mitarbeiter-Self-Service-Aufnahme als Ergänzung zu Interviews
Versions-Management

Bei kleineren Setups (bis 30 Mitarbeitende) reicht meist die klassische Interview-Aufnahme mit Lucidchart oder draw.io als Visualisierungs-Tool. Wir entscheiden das im Erstgespräch.

Was eine Prozessaufnahme kostet

Drei Paket-Größen decken die typischen Mittelstand-Bedarfe ab:

Paket	Umfang	Brutto-Kosten	Mit Förderung Eigenanteil
Quick-Aufnahme	3–5 Prozesse, 1–2 Abteilungen	3.500–5.500 €	ab 700 €
Standard-Aufnahme	8–12 Prozesse, 3–5 Abteilungen	6.500–9.500 €	ab 1.300 €
Premium-Aufnahme	15–25 Prozesse, alle Abteilungen + Doke-Setup	12.500–22.500 €	ab 2.500 €

Definition

Schatten-IT-Inventur

Die systematische Erfassung aller produktiv genutzten, aber inoffiziellen Werkzeuge: Excel-Tabellen mit kritischen Daten, Messenger-Gruppen zur Prozess-Koordination, private KI-Tools, nicht-freigegebene Cloud-Speicher. Sie zeigt, wo die offiziellen Systeme Lücken haben – und macht DSGVO- und Compliance-Risiken sichtbar, bevor digitalisiert wird.

Förder-Mathematik konkret

Beispiel Standard-Aufnahme (Mittelwert 8.000 € brutto): Mit BAFA Modul 1 (in Thüringen-Ost 80 % bis 3.500 €) bis zu 2.800 € Zuschuss, kombiniert mit der Thüringer Beratungsrichtlinie (50 %, 475 €/Werktag) bei zwölf Beratungstagen bis zu 2.850 € – Eigenanteil nach Kombination rund 2.350 €. Voraussetzung ist die gegebene Förderfähigkeit (Mitarbeiter-Zahl, Branche, Bilanz); das prüfen wir im Erstgespräch.

3–8 Wochen: typische Dauer einer Prozessaufnahme
ab 800 €: Eigenanteil mit Förderung (Quick-Aufnahme)
5–15: zentrale Prozesse im typischen Scope
100+: Mittelstand-Projekte als Erfahrungs-Basis

Quelle: z1Digital Projekt-Erfahrung, 2026

Wie sich Prozessaufnahme von Prozessoptimierung unterscheidet

Diese Trennung ist wichtig, weil Methoden, Tools und Stakeholder unterschiedlich sind:

Phase	Ziel	Output
Prozessaufnahme (diese Seite)	Beschreiben, wie der Ist-Zustand wirklich aussieht	Ist-Dokument, BPMN-light, Pain-Points
Prozessoptimierung	Verbessern der aufgenommenen Prozesse	Soll-Prozess, Maßnahmen-Liste, Roadmap
Process Mining	Daten-gestützt die Prozess-Realität messen	quantitative Analyse aus Log-Daten

Manche Beratungen mischen das. Wir trennen es – und kombinieren bei Bedarf. Mehr zur dahinterliegenden Reihenfolgen-Logik finden Sie in der Beratungs-Übersicht.

Weiterführend

Datenmanagement – Stufe 2: Daten ordnen, bevor digitalisiert wird
Prozessoptimierung – Stufe 3: die aufgenommenen Prozesse verbessern
Process Mining erklärt – die daten-gestützte Sicht auf Prozesse
BAFA-Förderung – wie wir die Aufnahme förderfähig machen

FAQ

Prozessaufnahme: häufige Fragen

Wie lange dauert eine Prozessaufnahme?

Typisch 3–8 Wochen je nach Scope. Die Interview-Phase nimmt 2–4 Wochen, die Aufbereitung 1–4 Wochen. Bei Premium-Paketen mit Doke-Setup auch 8–12 Wochen.

Wie stark stört die Aufnahme den Geschäftsbetrieb?

Wenig. Pro Mitarbeiter typisch 1–3 Stunden Interview-Zeit plus eventuelle Rückfragen. Die Termine werden vereinbart – kein „Sitzt-jemand-im-Nacken".

Warum keine vollständige BPMN-2.0-Notation?

Vollständiges BPMN 2.0 hat über 80 Symbole und ist primär für IT-Architekten und Prozess-Berater gemacht. Geschäftsführung und Sachbearbeitung brauchen das nicht und können es nicht lesen. BPMN-light mit 5–7 Symbolen reicht für 95 % aller Mittelstand-Prozesse und ist von allen Stakeholdern verstehbar.

Macht ein Process-Mining-Tool die Aufnahme überflüssig?

Nein. Process Mining liefert die quantitative Sicht – wie oft welcher Pfad gelaufen ist, wo Wartezeiten entstehen. Die Prozessaufnahme liefert die qualitative Sicht – warum die Mitarbeitenden tun, was sie tun, welche Workarounds es gibt. Beide ergänzen sich; bei Großprojekten kombinieren wir.

Was passiert mit den Pain-Points?

Sie landen in der Pain-Point-Matrix mit Priorität und Aufwand. Daraus entsteht in der anschließenden Prozessoptimierung eine Maßnahmen-Roadmap.

Welche Tools nutzt z1Digital für die Visualisierung?

Lucidchart und draw.io bei kleineren Projekten, Doke bei größeren mit strukturierter Aufnahme, Camunda Modeler wenn anschließend eine Workflow-Implementierung in Camunda geplant ist.

Können wir nur eine Abteilung aufnehmen?

Ja – die Quick-Aufnahme deckt das ab. Häufige Fälle: nur Buchhaltung, nur Vertrieb, nur Personalwesen.

Müssen wir alle Mitarbeitenden interviewen?

Nein – wir arbeiten mit einer repräsentativen Stichprobe, pro Prozess 1–3 Mitarbeitende. Bei kontroversen Prozessen mit unterschiedlichen Sichten zwischen Vorgesetzten und Sachbearbeitung auch mehr.

Wer ist mein Ansprechpartner?

Stefan Lausch, Geschäftsführer von z1Digital. Mehr zur Person auf der Über-uns-Seite.

Loslegen

Wissen Sie, wie Ihre Prozesse wirklich laufen?

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch klären wir den Scope, schätzen Aufwand und Dauer und kalkulieren direkt die Förderung.

Kostenloses Erstgespräch Zur Beratungs-Übersicht