Beratung & Prozesse · Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung & RPA. Routine-Arbeit raus aus dem Backoffice.

Manuelle Backoffice-Routine wird zum automatischen Workflow – in drei Stufen je nach Komplexität. ROI-Modell vorab, Pilot ab 3.500 €, mit Förderung Eigenanteil ab 1.000 €.

Automatisierungs-Erstgespräch — 30 Min Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Prozessautomatisierung macht aus manueller Backoffice-Routine (Belege erfassen, Daten kopieren, Reports erstellen, Mails beantworten) automatische Workflows. Drei Stufen je nach Komplexität: 1. Workflow-Engine (in DMS oder ERP integriert), 2. RPA-Bots (UiPath, Microsoft Power Automate, Make.com), 3. KI-basierte Automatisierung (CompanyGPT mit Workflow-Anbindung). Für den Mittelstand pragmatisch – wir empfehlen Stufe 1 oder 2, RPA-Großprojekte sind selten wirtschaftlich. Pilot-Projekt ab 3.500 € netto, mit BAFA + go-digital-Förderung Eigenanteil ab 1.000 €. Typische Ergebnisse: 30–60 % Zeitersparnis pro automatisiertem Prozess.

Definition

Prozessautomatisierung

Der Oberbegriff für Verfahren, die wiederkehrende Routine-Aufgaben mit klaren Regeln ohne manuellen Eingriff abwickeln. Realistisch automatisierbar sind regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten – Mitarbeitende werden nicht ersetzt, sondern von Routine entlastet. Je nach Komplexität greift eine in Bestandssysteme integrierte Workflow-Engine, ein system-übergreifender RPA-Bot oder eine KI-basierte Automatisierung mit Entscheidungs-Komponente.

Was Prozessautomatisierung tatsächlich heißt

Drei Verwirrungs-Punkte, die wir in der Beratung oft klären:

Verwirrung 1 – „RPA ist nicht das Gleiche wie KI“

RPA (Robotic Process Automation) sind Software-Bots, die menschliche Klicks und Tastatur-Eingaben in bestehenden Systemen automatisieren. Sie sind regelbasiert – Wenn-dann-Logik. Klassische Anwendung: Daten aus Excel in ein CRM kopieren oder Bestellungen aus E-Mail in ein ERP übertragen.

KI-Automatisierung ist intelligent – sie versteht Inhalte, trifft Entscheidungen mit Wahrscheinlichkeits-Logik, lernt dazu. Klassische Anwendung: eine eingehende E-Mail klassifizieren und dem richtigen Sachbearbeiter zuordnen. In der Praxis kombiniert man oft beides: KI erkennt den Eingangs-Typ, RPA übernimmt die Datenübertragung.

Verwirrung 2 – „Automatisierung ersetzt nicht alle Mitarbeitenden“

Realistisch automatisierbar sind wiederkehrende Routine-Aufgaben mit klaren Regeln. Mitarbeitende werden nicht ersetzt – sie werden von Routine entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Verwirrung 3 – „Workflow-Engine ist nicht RPA“

Workflow-Engines sind in DMS- oder ERP-Systemen integriert und steuern die Reihenfolge von Bearbeitungs-Schritten innerhalb dieser Systeme. RPA überbrückt mehrere Systeme – sie macht das, was Mitarbeitende heute manuell tun. Welche Stufe für Sie passt, hängt vom Use Case ab.

Die drei Stufen der Prozessautomatisierung

Stufe 1 – Workflow-Engine in Bestandssystemen

Was es ist: Automatisierungs-Funktionen, die in Ihrem DMS, ERP oder Buchhaltungs-Tool eingebaut sind. Beispiele: automatischer Versand von Mahn-Mails nach X Tagen, automatische Eskalation bei Frist-Ablauf, automatische Buchungs-Vorschläge in DATEV, automatische Aufgaben-Zuordnung in einem CRM.

Kosten: meist im Lizenz-Paket der Software enthalten. Konfigurations-Aufwand pro Workflow 2–8 Stunden Beratung. Empfohlen für: den Erst-Schritt der Automatisierung – 80 % der Mittelstand-Automatisierungs-Bedarfe sind so abgedeckt.

Stufe 2 – RPA-Bots zwischen Systemen

Was es ist: Software-Bots, die mehrere Systeme verbinden. Beispiele: ein Bot kopiert täglich Bestellungen aus einem E-Mail-Postfach in das ERP-System, übernimmt Mitarbeiter-Stamm-Daten aus dem HR-System in die Zeiterfassung oder generiert wöchentliche Reports aus mehreren Systemen.

Tools: Microsoft Power Automate (in Microsoft 365 enthalten oder als Premium), UiPath (Enterprise-orientiert, Free-Tier verfügbar), Make.com (frühere Integromat), n8n (Open Source, kostenfrei), Zapier (für Standard-SaaS-Integrationen).

Kosten: Lizenz 20–80 €/Bot/Monat, Implementations-Aufwand pro Bot 1–3 Beratungstage. Empfohlen für: mittlere Automatisierungs-Bedarfe mit Schnittstellen-Charakter.

Stufe 3 – KI-basierte Automatisierung

Was es ist: Automatisierung mit Entscheidungs-Komponente. KI erkennt den Eingangs-Typ, klassifiziert, extrahiert Daten, leitet weiter. Beispiele: KI erkennt eine eingehende Rechnung und schlägt das Buchungs-Konto vor, klassifiziert eingehende E-Mails nach Anliegen, erstellt Schreib-Entwürfe für Routine-Mails.

Tools: CompanyGPT mit Workflow-Anbindung (z1-Partner-Lösung), Microsoft Copilot mit Power-Automate-Integration, AI-Engines in DMS-Systemen (DocuWare KI, M-Files Aino). Mehr dazu unter KI & CompanyGPT und in den KI-Use-Cases.

Kosten: Lizenz + Implementations-Aufwand ab 8.000 € pro Use Case. Empfohlen für: Bedarf mit Entscheidungs-Logik, die regelbasierte RPA nicht abdecken kann.

Wann welche Stufe Sinn macht

Use-Case-Typ	Empfohlene Stufe
Standard-Workflow innerhalb eines Systems (DMS, ERP)	Stufe 1 – Workflow-Engine
Datenfluss zwischen 2–3 Systemen mit klaren Regeln	Stufe 2 – RPA-Bot
Eingangs-Klassifikation mit Variation	Stufe 3 – KI
Textgenerierung oder Übersetzung	Stufe 3 – KI
Bild-/Dokumenten-Analyse	Stufe 3 – KI

Wie z1Digital Automatisierungs-Projekte umsetzt

Fünf Phasen – mit ROI-Schätzung vor jeder Implementation.

1
Phase 1 · 1 Tag
Use-Case-Identifikation

Welche Routinen sind automatisierbar, welche lohnen sich? Ein Halbtages-Workshop mit Ihren Sachbearbeitenden.
2
Phase 2 · vor Implementation
ROI-Schätzung

Pro Use Case prüfen wir aktuellen Aufwand, geschätzten Aufwand nach Automatisierung, Implementations- und laufende Kosten sowie den Break-Even-Punkt (typisch 3–18 Monate). Wir starten nur Implementationen, die sich rechnen.
3
Phase 3
Stufen-Empfehlung

Wir legen pro Use Case fest, ob Stufe 1 (Workflow-Engine), Stufe 2 (RPA-Bot) oder Stufe 3 (KI) das passende Werkzeug ist.
4
Phase 4 · 2–8 Wochen pro Use Case
Implementation

Konfiguration der Workflows oder Bots. Test-Phase mit Pilot-Mitarbeitenden.
5
Phase 5
Schulung und Roll-Out

Mitarbeitende lernen den neuen Workflow. Verfahrens-Dokumentation. Produktiv-Start.

Bei einer Excel-Kopier-Aufgabe, die 10 Min/Woche kostet, lohnt sich keine RPA. Bei 5 h/Woche schon. Process Mining zeigt vorab datenbasiert, wo der Hebel wirklich liegt.

Was Automatisierung typisch kostet

Pilot-Umfang	Bruttokosten	Mit Förderung Eigenanteil
Quick-Workshop (Use-Case-Identifikation)	1.800 €	ab 360 €
Stufe-1-Workflow-Engine pro Workflow	1.500–3.500 €	ab 700 €
Stufe-2-RPA-Bot pro Bot	4.500–8.500 €	ab 1.800 €
Stufe-3-KI-Automatisierung pro Use Case	8.000–18.000 €	ab 3.500 €
Pilot-Projekt (1 Use Case Stufe 2 oder 3)	5.000–12.000 €	ab 2.000 €

Kostenloses Tool

Lohnt sich die Automatisierung? Der Cost-of-Inaction-Rechner zeigt in wenigen Minuten, was Ihre manuellen Routinen pro Jahr kosten — kostenfrei, ohne Anmeldung.

30–60 %: Zeitersparnis pro automatisiertem Prozess (typisch)
ab 3.500 €: Pilot-Projekt netto, 1 Use Case
ab 1.000 €: Eigenanteil mit BAFA + go-digital-Förderung
3–18 Mon.: typischer Break-Even pro Use Case

Quelle: z1Digital, Stand 2026

Weiterführend

Hintergrund-Artikel: RPA vs. Prozessautomatisierung
Datenbasis vor der Automatisierung: Process Mining
Prozesse vorab schärfen: Prozessoptimierung
Workflow-Basis: Dokumentenmanagement
KI-Automatisierung im Detail: KI & CompanyGPT und die KI-Use-Cases
Strategischer Kontext: Digitalstrategie und der Beratungs-Pillar
Förderung: BAFA-Förderung im Förder-Hub

FAQ

Prozessautomatisierung: häufige Fragen

Was unterscheidet eine Workflow-Engine von RPA?

Workflow-Engines arbeiten innerhalb eines Systems (z.B. ein DMS oder ERP). RPA-Bots überbrücken mehrere Systeme. Beide automatisieren – aber auf verschiedenen Ebenen.

Brauchen wir RPA-Spezialisten intern?

Eingeschränkt. Für 1–3 Bots reicht externe Beratung mit Wartungs-Vertrag. Bei 10+ Bots wird intern ein Center of Excellence sinnvoll – ein Mitarbeiter, der die Bots pflegt.

Welche Software empfehlen Sie für RPA?

Bei Microsoft-365-Häusern: Power Automate (oft schon in der Lizenz enthalten). Bei größeren Setups: UiPath. Bei Standard-SaaS-Integrationen: Make.com oder n8n.

Was kostet eine RPA-Bot-Lizenz?

Microsoft Power Automate Premium ab 15 €/User/Monat, UiPath ab 25 €/Bot/Monat, n8n kostenfrei (Self-Hosted). Plus Implementations-Aufwand.

Können wir auch nur einen Bot anfangen?

Ja – und das empfehlen wir oft. Start mit 1 Bot, 3 Monate Erfahrung sammeln, dann skalieren oder lassen. Das vermeidet Großvertrags-Logik.

Was passiert, wenn ein Bot ausfällt?

Stufe-2-Bots sind robuster als Stufe-1-Skripte. Bei Ausfall sollte ein Mitarbeitender wissen, wie der manuelle Workflow läuft. Wir dokumentieren das im Verfahrens-Dokument.

Brauchen wir vor RPA erst Process Mining?

Nicht zwingend, aber sinnvoll. Process Mining zeigt, wo Automatisierung sich lohnt. Ohne Mining wählen Sie Use Cases nach Bauchgefühl – was oft daneben liegt.

Ersetzt Automatisierung Mitarbeitende?

Nein. Automatisierung entlastet von Routinen. Mitarbeitende konzentrieren sich auf wertschöpfende Tätigkeiten (Kundengespräche, komplexe Fälle, Entscheidungs-Themen).

Welche Branchen profitieren am meisten?

Verwaltungs-intensive Branchen: Steuerberater, Verbände, Kommunen, Versicherungen. Auch produzierende Mittelständler mit hoher Auftrags-Verwaltung. Bei reinen Handwerksbetrieben oft weniger Hebel.

Wer ist mein Ansprechpartner?

Stefan Lausch (Geschäftsführer). Mehr im Team-Profil auf der Über-uns-Seite.

Loslegen

Welche Routine wollen Sie loswerden?

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch identifizieren wir automatisierbare Routinen, schätzen den ROI und kalkulieren die Förderung – bevor irgendetwas implementiert wird.

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