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Ratgeber · Prozesse
Process Mining einfach erklärt — die Daten-Brille auf Ihre Prozesse
Lesezeit ca. 9 Min. · Aktualisiert Juni 2026 · von Martin Hofmann
Statt Mitarbeitende zu fragen, wie ein Prozess läuft, liest Process Mining die digitalen Spuren in Ihren Systemen und rekonstruiert daraus den tatsächlichen Verlauf. Diese Erklärung kommt ohne Enterprise-Sprache aus und zeigt, was für den Mittelstand wirklich relevant ist.
Kurz erklärt
Was Process Mining ist
Stellen Sie sich vor: Jede Aktion in Ihrem ERP-System hinterlässt eine digitale Spur — eine Zeile in einer Log-Tabelle. Wer hat wann was gemacht. Bei tausenden Aktionen pro Tag wächst diese Spur zu einem reichhaltigen Datenschatz. Process Mining liest diesen Datenschatz und macht daraus ein visualisiertes Prozess-Bild — automatisch, ohne dass jemand vorher modelliert.
Definition
Process Mining
Was Process Mining nicht ist
- Keine KI im engeren Sinne — es ist Data Mining, nicht Machine Learning (auch wenn moderne Tools ML-Komponenten haben).
- Keine Software-Implementation — es ist Analyse, nicht Automation.
- Kein Ersatz für eine Prozessaufnahme — ergänzend, nicht ersetzend.
Wie Process Mining technisch funktioniert
Vier Phasen führen von den Roh-Logs zum Maßnahmen-Plan:
- 1 Phase 1
Event-Log extrahieren
Aus dem Quell-System (SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, DocuWare etc.) werden Log-Daten extrahiert. Jede Zeile enthält mindestens eine Case-ID (welcher Vorgang? z.B. Rechnungs-Nr. 4711), eine Activity (was wurde gemacht? z.B. „angelegt", „freigegeben", „gebucht"), einen Timestamp (wann?) und optional eine Resource (wer?).
- 2 Phase 2
Daten in Tool laden
Das Event-Log wird in ein Process-Mining-Tool importiert — per CSV oder direkter Datenbank-Anbindung.
- 3 Phase 3
Visualisierung
Das Tool erstellt automatisch ein Prozess-Diagramm: Knoten für Aktivitäten, Pfeile für Übergänge. Häufige Pfade werden dick dargestellt, seltene dünn. Niemand muss vorher modellieren.
- 4 Phase 4
Analyse
Bottleneck-Erkennung (wo wartet der Prozess am längsten?), Schleifen-Erkennung (wo läuft Re-Work?), Varianten-Analyse (wie viele Pfade gibt es?) und Compliance-Analyse (wo weicht die Realität vom Soll ab?).
Praxis-Beispiel — Eingangs-Rechnungs-Prozess
Der Soll-Prozess für eine Eingangs-Rechnung lautet: empfangen → ins DMS erfassen → sachliche Prüfung → Buchungs-Vorschlag → Freigabe → Buchung → Bezahlung. Was Process Mining in einem anonymisierten Beispiel zeigt:
- 32 % der Rechnungen laufen genau diesen Pfad in unter 5 Tagen
- 28 % laufen den Pfad in 5–14 Tagen
- 18 % gehen zurück zur „Sachlichen Prüfung" (Rückfragen)
- 11 % werden mehrfach freigegeben (Vertretungs-Regelungen)
- 7 % laufen 30+ Tage (vergessen)
- 4 % überspringen die sachliche Prüfung (Compliance-Verstoß)
Daraus ergeben sich konkrete Maßnahmen: eine Eskalations-Automatik nach 14 Tagen, eine Workflow-Anpassung für Vertretungs-Regelungen, eine Schulung zur sachlichen Prüfung und ein Compliance-Check der 4 %, die die Prüfung umgehen.
Anbieter-Landschaft 2026
Enterprise-Tier:
| Anbieter | Stärken | Pricing indikativ |
|---|---|---|
| Celonis | Marktführer global, sehr breit, SAP-stark | Enterprise-Lizenzen ab 100.000 €/Jahr |
| SAP Signavio | tiefe SAP-Integration | ab 80.000 €/Jahr |
| IBM Process Mining | Konzern-fokussiert | individuell, sehr hoch |
| Microsoft Process Insights / Minit | Microsoft-Stack-Integration | im Power-Platform-Tarif |
| UiPath Process Mining | RPA-Bezug | ab 50.000 €/Jahr |
Mittelstand-Tier (z1-Empfehlungs-Cluster):
| Anbieter | Stärken | Pricing indikativ |
|---|---|---|
| UpDoc Pro | DACH-Lösung, mittelstandsorientiert | 5.000–20.000 €/Projekt |
| Apromore | australische Lösung, gute UX | mittel-preisig |
| ProDiscovery | europäische Mittelstand-Lösung | mittel-preisig |
| Lana Process Mining | DACH-orientiert | mittel-preisig |
| Mehrwerk Process Mining | DACH-Mittelstand | mittel-preisig |
Open Source:
| Tool | Stärken | Pricing |
|---|---|---|
| PM4Py | Python-Bibliothek, sehr flexibel | kostenfrei (Code-Setup nötig) |
| bupaR | R-Bibliothek | kostenfrei |
| ProM | Forschungs-Tool | kostenfrei |
| Disco (Fluxicon) | Desktop-Tool | kostenfreie Test-Version, kommerziell ab ~990 €/Jahr |
Wann Process Mining sinnvoll ist
Sinnvolle Anwendungen:
- Eingangs-Rechnungs-Workflow — wo Engpässe vermutet werden
- Auftrags-Abwicklung — wo die Durchlauf-Zeit kritisch ist
- Reklamations- und Service-Prozesse — wo die Customer Experience leidet
- Personal-Onboarding — wo die Komplexität hoch ist
- Beschaffungs-Prozesse (Procure-to-Pay) — wo viele Stakeholder beteiligt sind
- Quartals- und Jahres-Abschlüsse — wo Termin-Druck herrscht
Nicht sinnvoll:
- Prozesse ohne digitale Logs (z.B. rein telefonische Abläufe)
- sehr kleine Prozess-Mengen (unter 100 Vorgänge/Monat — zu wenig Daten)
- reine Strategie-Fragen (Process Mining ist operativ)
- schlecht strukturierte Quellsysteme (wenn die Logs unbrauchbar sind)
Was kostet Process Mining für KMU
| Cluster | Setup einmalig | Laufend pro Jahr | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Pilot (1–2 Prozesse, Open Source / Disco) | 5.000–12.000 € | 0–2.000 € | KMU bis 100 MA, Erst-Erfahrung |
| Standard (3–5 Prozesse, UpDoc Pro / Apromore) | 12.000–25.000 € | 5.000–15.000 € | Mittelstand, regelmäßige Analyse |
| Premium (>5 Prozesse, Enterprise-Tool) | 50.000+ € | 80.000+ €/Jahr | Konzerne, dauerhafte Compliance |
Mittelstand-Realität: Pilot- oder Standard-Cluster reichen in 90 % der Fälle. Mit Förderung (siehe Förderung) liegt der Eigenanteil ab rund 1.000 € für einen Pilot und ab 3.000 € für ein Standard-Projekt.
So gehen wir das an
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Pilot auf einem Prozess mit echtem Optimierungs-Druck — ehrliche Tool-Wahl statt Enterprise-Lizenz, wo ein KMU-Tool reicht. Wie so ein Pilot konkret abläuft und was er kostet, steht auf unserer Leistungsseite Process Mining für den Mittelstand. Aus den Erkenntnissen wird ein Maßnahmen-Plan, der direkt in Beratung & Prozesse weiterläuft, von der Optimierung bis zur Automatisierung. Siehe auch RPA vs. Prozessautomatisierung.