Erfolgsgeschichte · Ingenieurbüro · Brandschutz
SW Ingenieurbüro für Brandschutz GmbH
Vom papierbasierten Büro zur durchgängigen Plattform: alle Projekte, Dokumente und Kundenmails in einem System – mit fünf abgeschlossenen BAFA-Förderungen einer der umfangreichsten Förderfälle im z1-Portfolio.
- 5+
- BAFA-Förderungen begleitet
- ab 2022
- durchgängige Partnerschaft
- ~20 MA
- Mitarbeitende
- 30+ Jahre
- am Markt (seit 1990)
Quelle: z1Digital-Projekt SW Brandschutz, Stand 2026
Branche
Ingenieurbüro · Brandschutz
Sitz
Amt Wachsenburg OT Ichtershausen (Thüringen)
Projektlaufzeit
Ab 2022 – laufend (Testphase, Umsetzung, laufende Betreuung)
Leistungen
Prozessanalyse · humbee-Einführung · E-Mail-Integration · GoBD-Archivierung · Laufende Betreuung
Über den Kunden
Die SW Ingenieurbüro für Brandschutz GmbH ist seit 1990 in Thüringen verwurzelt und zählt zu den erfahrensten Brandschutz-Spezialisten der Region. Das mittelständische Unternehmen mit rund 20 Beschäftigten bietet das gesamte Spektrum des vorbeugenden und anlagentechnischen Brandschutzes: von der Planung und Beratung über CAD-gestützte Dokumentation (Feuerwehrpläne, Flucht- und Rettungswegpläne, Brandschutzordnungen) bis zur Wartung, Prüfung und dem Vertrieb brandschutztechnischer Einrichtungen.
Geschäftsführerin Dipl.-Ing. Juliane Orphall übernahm schrittweise die Unternehmensführung und treibt seit 2020 aktiv die Digitalisierung voran. Mit dem Jahreswechsel 2021 erfolgte eine komplette Digitalumstellung – z1Digital begleitete ab 2022 den nächsten konsequenten Schritt: die systematische Digitalisierung aller Geschäftsprozesse.
Ausgangslage & Herausforderungen
Als z1Digital 2022 in das Bild trat, arbeitete SW Brandschutz trotz erster Digitalisierungsschritte noch mit erheblichen Medienbrüchen:
- Starre, papierbasierte Prozesse ohne durchgängige digitale Unterstützung – Aufträge, Projektdokumentation und Kundenkommunikation liefen über E-Mail, Papier und lokale Ordner
- Dokumente schwer auffindbar: Die Suche nach einem Beleg, Protokoll oder einer Brandschutzunterlage kostete regelmäßig wertvolle Arbeitszeit
- Keine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware – manuelle Doppelerfassung von Rechnungsdaten
- Keine GoBD-konforme revisionssichere Archivierung
- Kundenkommunikation unstrukturiert: E-Mails zu laufenden Projekten lagen außerhalb des Projektzusammenhangs
- Statusverfolgung laufender Aufträge unübersichtlich – kein einheitliches System für alle Mitarbeitenden
Projektverlauf – Digitalisierung in Phasen
Phase 1 · 2022
Pilotierung & Testphase
- Strukturierte Testphase mit klar definierten Erfolgskriterien: erst erproben, dann vollständig einführen
- Prozessaufnahme und Analyse der bestehenden Abläufe im Büro- und Außendienst
- Pilotierung mit humbee in ausgewählten Bereichen – Abnahme der Testphase formal dokumentiert
- Erste BAFA-Förderung für die Beratungsleistung beantragt und bewilligt
Phase 2 · 2022/2023
Vollständige Umsetzung mit humbee
- Alle Unternehmensbereiche auf einer Plattform: Projekte, Dokumente, Aufgaben, Kundenkommunikation
- Statusmodell für Aufträge konfiguriert – jeder Auftrag hat einen klar definierten, nachvollziehbaren Status
- E-Mail-Integration: Kundenmails werden automatisch dem jeweiligen Projektvorgang zugeordnet
- Direkter Kundenzugang: Auftraggeber wie die Erfurter Verkehrsbetriebe kommunizieren und kommentieren Vorgänge direkt in humbee
- Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware eingerichtet – Doppelerfassung eliminiert
- GoBD-konforme revisionssichere Archivierung aller Dokumente eingerichtet
Phase 3 · 2023–2025
Optimierung & Vertiefung
- Prozessverfeinerungen auf Basis erster Praxiserfahrungen – Workflows weiter optimiert
- Schulungen für alle Mitarbeitenden: Backoffice, CAD-Team, Außendienst
- Laufende Betreuung und Weiterentwicklung der humbee-Konfiguration durch z1Digital
- Dritte bis fünfte BAFA-Förderung beantragt und bewilligt, DigitalBonus erfolgreich beantragt
Förderhistorie im Überblick
| # | Förderprogramm / Thema | Zeitraum | Status |
|---|---|---|---|
| 1 | BAFA – Testphase & Prozessanalyse | 2022 | Abgeschlossen |
| 2 | BAFA – humbee-Einführung & Umsetzung | 2022/2023 | Abgeschlossen |
| 3 | BAFA – Vertiefung & Optimierung | 2023/2024 | Abgeschlossen |
| 4 | BAFA – weitere Prozessdigitalisierung | 2024/2025 | Abgeschlossen |
| 5 | BAFA – laufende Begleitung | 2025 | Abgeschlossen |
| 6 | DigitalBonus | laufend | In Bearbeitung |
SW Brandschutz ist einer der umfangreichsten Förderfälle im z1Digital-Portfolio: fünf abgeschlossene BAFA-Förderungen plus DigitalBonus. Die Beratungskosten wurden durch Förderung erheblich reduziert – die Investition in Digitalisierung hat sich damit mehrfach gerechnet.
Ergebnisse & Mehrwert
„Dank der Digitalisierung mit z1Digital finden wir jetzt alles innerhalb einer Minute. Früher haben wir manchmal 20 Minuten nach einem Dokument gesucht – das ist einfach weg.“
Die wichtigsten Ergebnisse der Zusammenarbeit:
- Dokumentenzugriff unter einer Minute – Suche nach Belegen, Protokollen und Brandschutzunterlagen in Sekunden statt Minuten
- Alle Bereiche zentral: Projekte, Aufgaben, Dokumente, Kundenkommunikation in einem System
- Klarer Auftragsstatus für jeden Vorgang – alle Mitarbeitenden sehen denselben Stand
- Schnittstelle zur Buchhaltung: keine Doppelerfassung mehr, weniger Fehler, mehr Tempo
- GoBD-konforme revisionssichere Archivierung: Anforderungen von Behörden und Prüfern erfüllt
- Kunden kommunizieren direkt im System – E-Mails sind automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet
- Sechs Förderungen erfolgreich begleitet – einer der umfangreichsten Förderfälle im z1Digital-Portfolio
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