Dokumentenmanagement · Papierloses Büro

Papierloses Büro. Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung.

Ein papierloses Büro ist kein Scanner, sondern ein durchgängiger digitaler Workflow. Wir führen ihn in 6 Schritten ein – GoBD-konform und förderfähig.

Einführung anfragen Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · ca. 10 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Ein papierloses Büro ist nicht „nur ein Scanner" – sondern ein durchgängiger digitaler Workflow vom Posteingang über die Bearbeitung bis zur GoBD-konformen Archivierung. z1Digital führt das in 6 Schritten in 8–14 Wochen ein: Status-Check, DMS-Auswahl, Scan-Workflow, Verfahrens-Dokumentation, Anwender-Schulung, Roll-Out. Typische Ergebnisse: 30–50 % weniger Sachbearbeitungs-Zeit, GoBD-Konformität, mobiles Arbeiten möglich. Bruttokosten ab 12.000 €, mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie + go-digital typisch Eigenanteil ab 4.500 €.

Was „papierloses Büro" wirklich heißt

Drei Missverständnisse, die wir in der Beratung immer wieder klären:

Missverständnis 1 – „Wir scannen einfach alles"

Scannen ist nur Schritt 1 von 6. Ohne strukturierte Workflows landen die gescannten Dateien im gleichen Chaos wie vorher das Papier – nur unsichtbar. Effekt: kein Mehrwert, dafür höherer Aufwand.

Missverständnis 2 – „Cloud-Speicher (Dropbox, OneDrive) ist genug"

Cloud-Speicher ist nicht GoBD-konform. Dokumente können überschrieben werden, es gibt keinen Audit-Trail und keine Unveränderbarkeit. Bei Außenprüfungen ein Risiko. Mehr: Digitale Archivierung GoBD-konform.

Missverständnis 3 – „Mitarbeitende digitalisieren von selbst"

Nein. Ohne strukturierte Workflows und Schulung greifen Mitarbeitende beim ersten Stress wieder auf Papier zurück. Das papierlose Büro funktioniert nur, wenn der digitale Workflow einfacher ist als der Papier-Workflow.

Was das papierlose Büro konkret leistet

Ein durchgängig digitalisiertes Büro deckt vier Bereiche ab:

1. Posteingang digital

Eingehende Post wird gescannt und automatisch dem richtigen Sachbearbeiter oder Workflow zugeordnet
E-Mails und elektronische Eingangs-Rechnungen werden ebenfalls strukturiert verarbeitet
KI-Indexierung erkennt den Dokumenttyp automatisch (Rechnung, Vertrag, Mahnung)

2. Bearbeitung digital

Sachbearbeiter arbeiten am Bildschirm, nicht am Papier
Eine Workflow-Engine steuert Freigaben (Skonto-Freigabe, Vertrags-Verlängerung etc.)
Mehrere Mitarbeitende können parallel an einem Vorgang arbeiten

3. Archivierung digital

GoBD-konforme Aufbewahrung
Audit-Trail, wer wann was gemacht hat
Lösch-Konzept nach Ablauf der Aufbewahrungs-Frist

4. Mobile Arbeit möglich

Sobald alle Dokumente digital sind, ist Home-Office oder mobiles Arbeiten technisch möglich. Bauleiter, Vertriebs-Mitarbeitende und externe Dienstleister haben unterwegs Zugriff auf die Dokumente.

Die 6 Schritte einer Einführung mit z1Digital

Von der ersten Bestandsaufnahme bis zum Vollbetrieb – strukturiert und förderfähig.

1
1 Woche
Status-Quo-Analyse

Wie sieht der aktuelle Papier-Flow aus? Welche Dokumente entstehen wo und in welcher Menge? Wer bearbeitet welche Dokumente? Welche Bestands-Akten gibt es?
2
2–3 Wochen
DMS-Auswahl

Welches DMS passt? Typische Empfehlung: DocuWare für mittelständische Cloud-Setups, ELO für komplexere Workflows, humbee für kosten-bewusste KMU mit Branchen-Modulen, docuvita für ERP-zentrierte Mittelständler.
3
1–2 Wochen
Scan-Workflow einrichten

Multifunktions-Drucker oder dezidierter Scanner mit Stapel-Funktion, OCR-Software für die Text-Erkennung, automatische Zuordnung zum richtigen Workflow oder Sachbearbeiter, definierter Posteingangs-Workflow.
4
1 Woche
Verfahrens-Dokumentation

GoBD-konforme schriftliche Beschreibung des Systems: Wer hat Zugriff? Wie laufen die Workflows? Wie wird gesichert? Wie wird gelöscht?
5
1–2 Wochen
Mitarbeiter-Schulung

Pro Mitarbeitendem eine 2-stündige Praxis-Schulung: Wie nutze ich das DMS im Tagesgeschäft? Wie findet man Dokumente? Wie bearbeitet man einen Workflow? Was gehört in welche Akte?
6
3–4 Wochen
Schrittweiser Roll-Out

Start mit einer Pilot-Abteilung. Nach zwei Wochen Erfahrung Erweiterung auf das ganze Unternehmen.

Gesamt-Dauer: typisch 8–14 Wochen vom Erstgespräch bis zum Vollbetrieb.

Was eine Einführung typisch kostet

Position	Wert
Beratungs-Aufwand (6 Schritte)	5.500 – 8.500 € netto
DMS-Lizenz (einmalig + laufend)	abhängig vom Anbieter – siehe DMS-Vergleich
Scan-Hardware (Multifunktions-Drucker oder Dokumenten-Scanner)	800 – 3.500 €
Anwender-Schulung 20 MA	4.800 € (240 €/TN)
Gesamt-Investition initial	12.000 – 25.000 €
Mit Förderung (BAFA + Beratungsrichtlinie + go-digital)	Eigenanteil ab 4.500 €

8–14 Wo.: reine Einführungs-Dauer
30–50 %: weniger Sachbearbeitungs-Zeit
ab 4.500 €: Eigenanteil mit Förderung
60–70 %: typische Eigenanteil-Reduktion

Quelle: Rechenbeispiel Thüringer KMU, 2026

Förderung – typisch 60–70 % Eigenanteil-Reduktion

Programm	Förderquote	Was bezuschusst wird
BAFA-Unternehmensberatung	bis 80 % in Thüringen	Konzept + Auswahl
Thüringer Beratungsrichtlinie	50 % auf 475 €/Tag	Umsetzungs-Begleitung
go-digital	50 % auf bis 16.500 €	DMS-Einführung
Digitalbonus Thüringen	50 %, max. 15.000 € (Mittel-Stopp beachten)	Hardware/Software
ESF Plus	30–50 %	Anwender-Schulungen

Mobiles Arbeiten als Folge-Effekt

Ein konsequent digitales Büro ermöglicht mobiles Arbeiten als nahezu kostenfreien Zusatznutzen:

Home-Office mit voller Zugriffs-Möglichkeit auf alle Dokumente
Vertriebs-Außendienst mit Mobile-App-Zugriff auf Kunden-Akten
Bauleiter, die direkt auf Baustellen-Akten zugreifen
Externe Dienstleister mit zeitlich begrenztem Zugriff

Voraussetzung: Cloud-DMS oder VPN-Anbindung. Alle führenden DMS-Anbieter unterstützen mobile Apps für iOS und Android.

Weiterführend

Der strategische Überblick: Dokumentenmanagement & DMS für den Mittelstand
Software-Wahl: DMS-Auswahl mit z1Digital
GoBD-konform archivieren: Digitale Archivierung
Buchhaltung digital: Digitale Buchhaltung
Pflicht ab 2025: E-Rechnung
Zur Checkliste: Papierloses-Büro-Checkliste
Ihr Ansprechpartner: Stefan Lausch und das z1-Team

Telefonisch: Stefan Lausch · +49 (0)361 2300 11-56

Kostenloses Tool

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FAQ

Papierloses Büro: häufige Fragen

Können wir auch nur einzelne Abteilungen papierlos machen?

Ja – sogar empfehlenswert. Start mit einer Pilot-Abteilung (typisch Buchhaltung oder Sachbearbeitung), dann schrittweise Erweiterung. So sammeln Sie Erfahrungs-Werte, bevor das ganze Unternehmen umgestellt wird.

Wie lange brauchen wir, um wirklich „papierlos" zu sein?

Die reine Einführung dauert 8–14 Wochen. Der vollständige Kultur-Wechsel – bei dem Mitarbeitende beim ersten Reflex digital arbeiten und nicht zum Papier greifen – braucht typisch 12–18 Monate. Schulung und Reminder sind dabei wichtig.

Müssen wir alte Akten migrieren?

Pragmatischer Ansatz: ab Stichtag X alle neuen Dokumente digital, alte Akten bleiben im Bestand. Eine Migration alter Bestände erfolgt nur bei spezifischem Such-Bedarf oder bei Ablauf der Aufbewahrungs-Fristen.

Was kostet ein guter Stapel-Scanner?

Ein Multifunktions-Drucker mit Stapel-Scan ist ab 800 € zu haben. Dezidierte Dokumenten-Scanner (z. B. Fujitsu ScanSnap) ab 600 €. Bei sehr großen Bestands-Mengen lohnt eine Sonder-Beschaffung mit Hochleistungs-Scanner – typisch 3.500–8.000 €.

Funktioniert das auch ohne Cloud?

Ja. On-Premise-DMS sind weiterhin möglich. Cloud ist für die meisten KMU aber strategisch klüger.

Können wir auch nach dem Roll-Out noch Papier nutzen?

Selten erforderlich. Manche externe Stellen verlangen weiterhin Papier (z. B. Behörden ohne digitale Schnittstelle, manche Notare). Für diese Sonderfälle bleibt ein Drucker – der wird aber stark reduziert genutzt.

Was, wenn ein Mitarbeitender sich nicht umstellen kann?

Mit guter Schulung passiert das selten. Wenn doch: eine parallele Übergangs-Phase mit Papier und Digital für 6–12 Wochen, danach die harte Umstellung. Mitarbeitende, die sich nicht anpassen, brauchen klare Führung – das ist keine z1-Aufgabe, aber wir können beraten.

Wie sieht das mit der DSGVO aus?

Cloud-DMS-Anbieter haben deutsche Rechenzentren und AV-Verträge. DSGVO-Konformität ist Standard. Wir prüfen pro Anbieter, ob spezifische Datenschutz-Anforderungen Ihres Unternehmens (z. B. Personal-Akten, Gesundheits-Daten) zusätzlichen Setup-Aufwand erfordern.

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