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Ratgeber · E-Rechnung
E-Rechnung erstellen — Schritt-für-Schritt-Anleitung
Lesezeit ca. 11 Min. · Aktualisiert Juni 2026 · von Martin Hofmann
Kurz erklärt
Schritt 1 — Format entscheiden
Bevor Sie Software auswählen: entscheiden Sie, in welchem Format Sie Ihre E-Rechnungen erstellen wollen.
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Rechnungen primär an deutsche B2B-Kunden | ZUGFeRD (Profil EN 16931) – kompatibel mit den meisten Empfänger-Tools, optisch lesbar |
| Rechnungen primär an Behörden (B2G) | XRechnung – Pflicht-Format dort |
| EU-Auslands-Rechnungen | Peppol BIS 3.0 |
| Mix aus B2G und B2B | beide aktivieren, Tool kann pro Kunde wählen |
Details: XRechnung vs ZUGFeRD vs Peppol.
Schritt 2 — Software wählen
Die Wahl hängt von Ihrer Rechnungs-Menge, Ihrer bisherigen Buchhaltung und Ihrem Budget ab.
Cluster A — Kostenfreie Tools (Selbstständige, kleine Vereine, gelegentliche Rechnungen)
| Tool | Was es kann | Wo es Grenzen hat |
|---|---|---|
| KoSIT-Tool / ZRE-Web-Erfassung | erstellt XRechnung direkt im Browser | manuelle Eingabe pro Rechnung, keine Stamm-Daten-Verwaltung |
| OZG-Portale | Web-Eingabe für B2G | nur an öffentliche Auftraggeber |
| Paperless-ngx | Open-Source-DMS, kann E-Rechnungen lesen und ablegen | Eigen-Hosting nötig, Erstellungs-Funktion eingeschränkt |
| Excel + Mustangproject | Excel-Vorlage mit Konvertierung via Open-Source-Tool | Bastel-Lösung, ohne Garantie |
| Open-Source-Bibliotheken (z.B. Mustangproject, ZUGFeRD-Maven) | für Entwickler | Programmier-Kenntnisse nötig |
Empfehlung: Für 1–10 Rechnungen pro Monat kostenfrei machbar. Für mehr lohnt sich kommerzielle Software.
Cluster B — Kostengünstige SaaS-Tools (Klein-Unternehmer, Selbständige, Vereine)
| Tool | Preis ab | Stärken |
|---|---|---|
| lexoffice | ca. 15 €/Monat | sehr einfach, gute mobile Apps, ZUGFeRD- und XRechnung-Versand |
| sevdesk | ca. 16 €/Monat | beliebt bei Selbstständigen, gute DATEV-Anbindung |
| Buchhaltungsbutler | ca. 25 €/Monat | DATEV-nah, gute Workflow-Logik |
| Easybill | ca. 9 €/Monat | sehr günstiger Einstieg |
| fastbill | ca. 10 €/Monat | Selbstständigen-fokussiert |
| billbee | ab ca. 10 €/Monat | E-Commerce-Anbindung gut |
Empfehlung: Für 5–100 Rechnungen/Monat reicht ein Tool aus diesem Cluster bei den meisten Selbstständigen und kleinen Vereinen.
Cluster C — Mittelstand-Lösungen (DATEV-nah)
| Tool | Stärken |
|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Standard bei DATEV-Mandanten, voller Buchführungs-Workflow |
| DATEV Auftragswesen next | Auftrags-Abwicklung inkl. E-Rechnung |
| candis | Belegmanagement mit E-Rechnung |
| Auftragswesen-Module in modernen ERPs (Microsoft Dynamics BC, Haufe X360, weclapp, Odoo) | vollintegriert in ERP-Workflow |
Cluster D — ERP-integrierte Lösungen (Mittelstand und Konzerne)
| Tool | Stärken |
|---|---|
| SAP S/4HANA mit E-Rechnung-Modul | Konzern-Standard |
| Microsoft Dynamics 365 BC | gute MS-Integration |
| Sage 100 / 200 | etabliert |
| proALPHA, abas | spezialisierte Mittelstand-ERPs |
| Custom-Setups mit Peppol-Access-Point | EU-Geschäft |
Schritt 3 — Pflicht-Felder ausfüllen
Eine EN-16931-konforme E-Rechnung enthält ca. 30 Pflicht-Felder. Die meisten Tools führen Sie automatisch durch. Hier die wichtigsten:
Stamm-Daten
- Vollständiger Name / Firmierung des Rechnungs-Stellers und des Empfängers
- Anschriften beider Parteien
- Steuer-/USt-IdNr. (Pflicht für Vorsteuer-Abzug)
Rechnungs-Daten
- Rechnungs-Nummer (eindeutig, fortlaufend)
- Rechnungs-Datum
- Liefer-/Leistungs-Datum (separat vom Rechnungs-Datum!)
- Zahlungs-Bedingungen und Fälligkeits-Datum
Positionen
- Beschreibung der Leistung/des Artikels
- Menge und Einheit
- Einzel-Preis netto
- Gesamtpreis netto pro Position
Steuer-Daten
- Steuersatz pro Position (19 %, 7 %, 0 %)
- Steuer-Beträge pro Steuersatz aggregiert
- Steuer-freie Beträge mit Grund-Hinweis (z.B. „§ 19 UStG — Kleinunternehmer", „Reverse Charge", „§ 4 Nr. 8 UStG")
Sonstige Pflicht-Daten
- Bank-Verbindung (IBAN, BIC, Konto-Inhaber)
- Verweis auf eine Bestell-Referenz oder Auftrags-Nummer (Pflicht bei B2G, optional sonst)
Schritt 4 — Datei generieren
Bei kommerziellen Tools: Knopf-Druck. Bei manueller Erstellung (z.B. mit dem KoSIT-Tool):
- Web-Formular ausfüllen
- Eingabe-Daten prüfen
- „XRechnung erstellen" oder „ZUGFeRD-PDF erstellen" klicken
- Datei herunterladen
Konkretes Format-Ergebnis:
- XRechnung: Sie erhalten eine
.xml-Datei (typisch 5–20 KB) - ZUGFeRD: Sie erhalten eine
.pdf-Datei (typisch 50–200 KB), die XML eingebettet hat
Schritt 5 — Validierung
Bevor Sie die Rechnung versenden, validieren Sie sie. Das ist wichtig: bei Formatfehlern könnte der Empfänger die Rechnung zurückweisen.
Kostenlose Validatoren
- KoSIT-Validator (Online und Offline-Tool für XRechnung)
- AvTECH-Validator für ZUGFeRD
- Peppol-Validierung durch Access-Point automatisch
Was geprüft wird
- strukturelle Korrektheit (XML-Schema)
- Pflicht-Felder vollständig
- Geschäfts-Regeln (z.B. Steuer-Berechnungen stimmen)
- EN-16931-Konformität
- bei XRechnung: zusätzlich die XRechnung-CIUS (Core Invoice Usage Specification)
Was bei Fehlern tun
- Warnings (gelbe Meldungen) – meist nicht-blockierend, aber prüfen
- Errors (rote Meldungen) – Pflicht: korrigieren vor Versand
- bei kommerziellen Tools: meist behebt das Tool die Fehler automatisch oder zeigt, was nachgepflegt werden muss
Schritt 6 — Versand
Drei Versand-Wege:
Versand-Weg 1 — E-Mail
Sie hängen die Rechnungs-Datei an eine E-Mail an. Das ist der einfachste Weg – kein Tool, kein Account, einfacher Versand. Adresse: häufig eine spezielle Rechnungs-Adresse beim Empfänger (z.B. rechnungen@firma.de, invoice@firma.de). Fragen Sie den Empfänger.
Achtung: Das XML- oder ZUGFeRD-PDF ist das Rechnungs-Original. Kein zusätzliches PDF mit Logo dazu – sonst wird die Bedeutung des Originals unklar.
Versand-Weg 2 — Portale
Behörden bieten Eingangs-Portale (ZRE = Zentrale Rechnungs-Eingangs-Plattform für den Bund sowie Länder-Portale). Sie laden Ihre Rechnung dort hoch. Vorteil: garantierter Eingang, Validierung passiert automatisch.
Versand-Weg 3 — Peppol-Netzwerk
Wenn Sie und Ihr Empfänger Peppol-Access-Points haben, läuft der Versand über das Netzwerk. Der Empfänger bekommt die Rechnung direkt in sein Buchhaltungs-System. Vorteil: vollautomatisch, Audit-Trail. Nachteil: Setup-Aufwand und laufende Access-Point-Kosten.
Schritt 7 — Archivierung
Auch nach dem Versand: archivieren Sie die Rechnungs-Datei 10 Jahre revisionssicher nach GoBD.
- Original-Datei speichern (das XML bei XRechnung, das PDF bei ZUGFeRD)
- unveränderlich und chronologisch nachvollziehbar ablegen
- Backup-Konzept ist Pflicht
Ein DMS vereinfacht das: zur DMS-Übersicht.
Schritt-für-Schritt-Beispiel: lexoffice
Konkretes Vorgehen für ein typisches Klein-Unternehmen mit lexoffice:
- 1
lexoffice öffnen
Bereich „Belege" → „Neue Rechnung".
- 2
Empfänger auswählen
Bestehenden Kunden wählen oder neu anlegen (Stamm-Daten einmalig).
- 3
Positionen eintragen
Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz.
- 4
Hinweise hinzufügen
Zahlungs-Bedingungen, Liefer-Datum.
- 5
Format wählen
„E-Rechnung versenden (ZUGFeRD)" oder „XRechnung".
- 6
Versand
lexoffice schickt die Rechnung direkt per E-Mail an Ihren Kunden – die Datei ist Anhang, der Mail-Text ist nur ein Begleit-Text.
Aufwand pro Rechnung nach Eingewöhnung: 2–4 Minuten.
Grundlagen zum Thema liefert unser Ratgeber Was ist eine E-Rechnung; alle Fristen erklärt E-Rechnung-Pflicht 2025/2026. Sonder-Regeln für Selbstständige: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
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